เครื่องมือสร้างใบเสนอราคา AI คู่มือฉบับสมบูรณ์ (2026)

ลูกค้าส่งข้อความมาถามราคา คุณเปิด Excel ขึ้นมา พิมพ์ชื่อบริษัท รายการสินค้า ราคาต่อชิ้น คำนวณ VAT แล้วจัดหน้ากระดาษให้ดูเป็นมืออาชีพ ใช้เวลาไป 45 นาที ส่งให้ลูกค้า แล้วพบว่าลืมใส่เงื่อนไขการชำระเงิน ต้องแก้ไขแล้วส่งใหม่

ปัญหาไม่ใช่ความสามารถของคุณ แต่เป็นกระบวนการที่ซ้ำซากและกินเวลา ธุรกิจที่ส่งใบเสนอราคาได้เร็วกว่ามีโอกาสปิดดีลสูงกว่า เพราะลูกค้ามักเลือกซัพพลายเออร์ที่ตอบสนองก่อน

สัญญาและเอกสารไม่ควรใช้เวลาหลายวัน — AiDocx ช่วยให้คุณทำจากร่างถึงลงนามในไม่กี่นาที ใบเสนอราคาก็เช่นกัน เมื่อ AI จัดรูปแบบและคำนวณให้ คุณก็มุ่งเน้นที่การขายได้เต็มที่

บทความนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับใบเสนอราคา ตั้งแต่ความหมาย รายการที่จำเป็น เทมเพลตที่คัดลอกไปใช้ได้ทันที ไปจนถึงวิธีสร้างอัตโนมัติด้วย AI

ใบเสนอราคาคืออะไร? ทำไมถึงสำคัญ

ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการออกให้ผู้ซื้อเพื่อแสดงรายละเอียดสินค้าหรือบริการ พร้อมราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ก่อนที่จะตกลงซื้อขาย

จุดเริ่มต้นของธุรกรรม

ใบเสนอราคาเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการขาย เมื่อลูกค้าสนใจสินค้าหรือบริการ สิ่งแรกที่ขอคือใบเสนอราคา เอกสารฉบับนี้สะท้อนความเป็นมืออาชีพของธุรกิจ ใบเสนอราคาที่ครบถ้วนและจัดรูปแบบดีสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้าตั้งแต่ก้าวแรก

ความโปร่งใสด้านราคา

ใบเสนอราคาทำให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันเรื่องราคา จำนวน และเงื่อนไข ลดโอกาสเกิดความเข้าใจผิดหรือข้อพิพาทภายหลัง โดยเฉพาะเมื่อมีรายการสินค้าหลายรายการหรือมีส่วนลดตามขั้นบันได

พื้นฐานทางกฎหมายและภาษี

ในประเทศไทย ใบเสนอราคาเป็นหลักฐานสำคัญในกระบวนการจัดซื้อ โดยเฉพาะในหน่วยงานราชการและองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องมีใบเสนอราคาเปรียบเทียบ 3 ราย ใบเสนอราคายังเชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นเอกสารที่สรรพากรตรวจสอบ

10 รายการที่ต้องมีในใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาที่ขาดรายการสำคัญทำให้เกิดปัญหาตั้งแต่ลูกค้าปฏิเสธเพราะข้อมูลไม่ครบ ไปจนถึงข้อพิพาทด้านราคาหลังส่งมอบ รายการต่อไปนี้ต้องมีในใบเสนอราคาทุกฉบับ:

1. วันที่ออกใบเสนอราคา

ระบุวันที่ออกเอกสารชัดเจน ใช้รูปแบบ วัน/เดือน/ปี (พ.ศ. หรือ ค.ศ. ตามมาตรฐานบริษัท) วันที่นี้เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับนับอายุใบเสนอราคา

2. อายุใบเสนอราคา (Validity Period)

กำหนดระยะเวลาที่ราคานี้มีผล เช่น 15 วัน, 30 วัน หรือ 60 วัน หากไม่ระบุ ลูกค้าอาจกลับมาอ้างราคาเก่าหลังจากต้นทุนเปลี่ยนไปแล้ว ทำให้เกิดข้อพิพาท

3. ข้อมูลผู้เสนอราคา (ผู้ขาย)

• ชื่อบริษัท / ชื่อร้าน
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (13 หลัก)
• เบอร์โทรศัพท์ / อีเมล
• ชื่อผู้ติดต่อ

4. ข้อมูลผู้รับใบเสนอราคา (ผู้ซื้อ)

• ชื่อบริษัท / ชื่อลูกค้า
• ที่อยู่
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (กรณีนิติบุคคล)
• ชื่อผู้ติดต่อ / แผนกจัดซื้อ

5. เลขที่ใบเสนอราคา

กำหนดรหัสเอกสารเพื่อง่ายต่อการอ้างอิง เช่น QT-2026-0042 ระบบเลขที่ช่วยจัดเก็บเอกสารและติดตามสถานะ

6. รายการสินค้า / บริการ

ระบุชื่อสินค้าหรือบริการอย่างชัดเจน รวมถึงรุ่น สี ขนาด หรือรายละเอียดสเปค ยิ่งเฉพาะเจาะจงเท่าไร โอกาสเกิดความเข้าใจผิดก็น้อยเท่านั้น

7. จำนวนและราคาต่อหน่วย

แยกจำนวนสินค้าแต่ละรายการ พร้อมราคาต่อหน่วย หากมีส่วนลดตามจำนวน ให้ระบุเงื่อนไขไว้ด้วย เช่น สั่ง 100 ชิ้นขึ้นไป ลด 5%

8. ราคารวมและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%)

คำนวณราคารวมก่อน VAT, จำนวน VAT 7% และราคารวมสุทธิ ระบุให้ชัดเจนว่าราคาที่แสดงรวมหรือไม่รวม VAT ในประเทศไทย ธุรกิจที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท/ปี ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและออกใบกำกับภาษี

9. เงื่อนไขการส่งมอบ

ระบุวิธีจัดส่ง ระยะเวลาส่งมอบ สถานที่ส่ง และผู้รับผิดชอบค่าขนส่ง เช่น "จัดส่งภายใน 7 วันทำการหลังได้รับใบสั่งซื้อ ค่าจัดส่งรวมในราคา" หรือ "Ex Works — ผู้ซื้อรับสินค้าที่คลัง"

10. เงื่อนไขการชำระเงินและหมายเหตุ

ระบุวิธีการชำระเงิน (โอนเงิน / เช็ค / เครดิตเทอม) กำหนดระยะเวลาชำระ (เช่น 30 วันหลังส่งมอบ) และรายละเอียดบัญชีธนาคาร รวมถึงหมายเหตุเพิ่มเติม เช่น นโยบายคืนสินค้า หรือเงื่อนไขการรับประกัน

เทมเพลตใบเสนอราคา (คัดลอกไปใช้ได้เลย)

เทมเพลต 1: ใบเสนอราคาสินค้า/วัสดุ

ใบเสนอราคา (Quotation)

เลขที่: QT-2026-____ วันที่: //2569 อายุใบเสนอราคา: 30 วัน

---

ผู้เสนอราคา (ผู้ขาย) บริษัท ________________ จำกัด ที่อยู่: _______________ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: _____________ โทร: _______________ อีเมล: _______________ ผู้ติดต่อ: _______________

เรียน (ผู้ซื้อ) บริษัท ________________ จำกัด ที่อยู่: _______________ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: _____________ ผู้ติดต่อ: _______________ แผนก: _______________

---

รายการสินค้า

ลำดับ	รายการสินค้า	รายละเอียด/สเปค	จำนวน	หน่วย	ราคาต่อหน่วย (บาท)	จำนวนเงิน (บาท)
1	___	___	___	ชิ้น	___	___
2	___	___	___	ชิ้น	___	___
3	___	___	___	ชิ้น	___	___

รวมก่อน VAT	___ บาท
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%	___ บาท
รวมสุทธิ	___ บาท

---

เงื่อนไขการส่งมอบ

• ระยะเวลาจัดส่ง: ___ วันทำการ หลังได้รับใบสั่งซื้อ (PO)
• สถานที่ส่งมอบ: _______________
• ค่าจัดส่ง: [รวมในราคา / ผู้ซื้อรับผิดชอบ / ตามจริง]

เงื่อนไขการชำระเงิน

• วิธีชำระ: โอนเข้าบัญชี ธนาคาร___ สาขา___ เลขที่บัญชี___
• กำหนดชำระ: [ชำระเต็มก่อนจัดส่ง / เครดิต 30 วัน / มัดจำ 50% ที่เหลือก่อนจัดส่ง]

การรับประกัน: สินค้ารับประกัน ___ เดือน นับจากวันส่งมอบ

หมายเหตุ

• ราคานี้มีผลถึงวันที่ //2569
• บริษัทฯ สงวนสิทธิ์ในการปรับราคาหากมีการเปลี่ยนแปลงอัตราแลกเปลี่ยนหรือต้นทุนวัตถุดิบอย่างมีนัยสำคัญ
• ผู้ซื้อสามารถออกใบกำกับภาษีได้ตามคำขอ

---

ลงชื่อ _______________ ผู้เสนอราคา (_______________) ตำแหน่ง: _______________ วันที่: //2569

เทมเพลต 2: ใบเสนอราคาบริการ

ใบเสนอราคา (Quotation)

เลขที่: QT-SV-2026-____ วันที่: //2569 อายุใบเสนอราคา: 15 วัน

---

ผู้เสนอราคา (ผู้ให้บริการ) บริษัท ________________ จำกัด ที่อยู่: _______________ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: _____________ โทร: _______________ อีเมล: _______________ ผู้ติดต่อ: _______________

เรียน (ผู้ใช้บริการ) บริษัท ________________ จำกัด ที่อยู่: _______________ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: _____________ ผู้ติดต่อ: _______________ แผนก: _______________

---

ขอบเขตบริการ: _______________

รายละเอียดบริการ

ลำดับ	รายการบริการ	รายละเอียด	จำนวน	หน่วย	ราคาต่อหน่วย (บาท)	จำนวนเงิน (บาท)
1	___	___	___	ครั้ง/วัน/เดือน	___	___
2	___	___	___	ครั้ง/วัน/เดือน	___	___
3	___	___	___	ครั้ง/วัน/เดือน	___	___

รวมค่าบริการก่อน VAT	___ บาท
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%	___ บาท
หัก ณ ที่จ่าย 3% (กรณีนิติบุคคล)	(___ บาท)
ยอดชำระสุทธิ	___ บาท

---

ระยะเวลาดำเนินงาน

• เริ่มงาน: ภายใน ___ วัน หลังได้รับการยืนยัน
• ระยะเวลาดำเนินงาน: ___ วันทำการ
• กำหนดส่งมอบงาน: //2569

เงื่อนไขการชำระเงิน

• งวดที่ 1: มัดจำ % ( บาท) เมื่อยืนยันใบเสนอราคา
• งวดที่ 2: % ( บาท) เมื่อส่งมอบงานครั้งแรก
• งวดที่ 3: % ( บาท) เมื่อตรวจรับงานเสร็จสมบูรณ์
• โอนเข้าบัญชี: ธนาคาร___ สาขา___ เลขที่___

หมายเหตุ

• ราคานี้ไม่รวมค่าวัสดุอุปกรณ์เพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุในขอบเขตงาน
• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานหลังเริ่มดำเนินการจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• ผู้ใช้บริการมีหน้าที่หัก ณ ที่จ่าย 3% และออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.53) ให้ผู้ให้บริการ
• สามารถออกใบกำกับภาษีได้

---

ลงชื่อ _______________ ผู้เสนอราคา (_______________) ตำแหน่ง: _______________ วันที่: //2569

หมายเหตุเรื่องภาษี: ในประเทศไทย ผู้ว่าจ้างที่เป็นนิติบุคคลต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากค่าบริการ และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.53) ให้ผู้ให้บริการ สำหรับค่าสินค้า ไม่ต้องหัก ณ ที่จ่าย เว้นแต่เป็นผลิตภัณฑ์เกษตร

สร้างใบเสนอราคาใน 5 นาทีด้วย AI

การคัดลอกเทมเพลตแล้วกรอกข้อมูลด้วยมือทุกครั้งยังเสียเวลา โดยเฉพาะเมื่อต้องทำใบเสนอราคาหลายฉบับต่อวัน AiDocX ให้คุณสร้างใบเสนอราคามืออาชีพใน 3 ขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1: เลือกประเภทเอกสาร

เข้าแดชบอร์ด AiDocX แล้วเลือก "สร้างเอกสารใหม่" จากนั้นเลือกประเภท "ใบเสนอราคา" ระบบจะแสดงแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลพื้นฐาน

ขั้นตอนที่ 2: กรอกข้อมูลหลัก

กรอกข้อมูลผู้ขาย ข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า/บริการ ราคา และเงื่อนไข AI จะคำนวณ VAT 7%, ราคารวม และจัดรูปแบบเอกสารให้อัตโนมัติ สำหรับรายการที่เคยใช้บ่อย ระบบจะแนะนำให้เลือกจากรายการล่าสุด

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบและส่ง

ตรวจสอบใบเสนอราคาที่ AI สร้าง แก้ไขรายละเอียดหากจำเป็น จากนั้นส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือดาวน์โหลดเป็น PDF ระบบจะติดตามสถานะอัตโนมัติว่าลูกค้าเปิดอ่านแล้วหรือยัง

ดูรายละเอียดเครื่องมือสร้างใบเสนอราคา AI

ข้อได้เปรียบของ AI เทียบกับทำมือ

หัวข้อ	ทำมือ (Excel/Word)	AI สร้างอัตโนมัติ
เวลาต่อฉบับ	30-60 นาที	3-5 นาที
คำนวณ VAT	คำนวณเอง (ผิดพลาดได้)	อัตโนมัติ (ไม่ผิดพลาด)
รูปแบบเอกสาร	จัดเองทุกครั้ง	มาตรฐานสม่ำเสมอ
ติดตามสถานะ	ไม่มี (ต้องโทรถาม)	แจ้งเตือนอัตโนมัติ
เชื่อมต่อใบแจ้งหนี้	ต้องทำใหม่	แปลงจากใบเสนอราคาได้เลย

5 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำใบเสนอราคา

1. ไม่ระบุอายุใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาที่ไม่มีวันหมดอายุเป็นระเบิดเวลา ลูกค้าอาจกลับมาอ้างราคาเดิมหลังจาก 6 เดือนที่ต้นทุนเปลี่ยนไปแล้ว ควรกำหนดอายุชัดเจน เช่น 15 วัน สำหรับสินค้าที่ราคาผันผวน หรือ 30 วัน สำหรับบริการ

2. ไม่ชัดเจนเรื่อง VAT

"ราคา 100,000 บาท" หมายถึงรวม VAT หรือไม่รวม? ถ้าลูกค้าเข้าใจว่ารวม แต่คุณหมายถึงไม่รวม จะมีส่วนต่าง 7,000 บาทที่ต้องเจรจา ระบุให้ชัดเจนทุกครั้งว่า "ราคารวม VAT" หรือ "ราคาไม่รวม VAT" และแยกแสดง VAT ในตาราง

3. ขอบเขตบริการไม่ชัดเจน

"ออกแบบเว็บไซต์" กว้างเกินไป จำนวนหน้า จำนวนครั้งแก้ไข ระบบ CMS ภาษาที่รองรับ ต้องระบุให้ชัด มิฉะนั้นลูกค้าจะมีความคาดหวังที่ไม่ตรงกับสิ่งที่คุณเสนอ ทำให้เกิดข้อพิพาท

4. ลืมเงื่อนไขการชำระเงิน

ใบเสนอราคาที่ระบุราคาแต่ไม่บอกวิธีจ่ายและกำหนดจ่าย ทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินล่าช้า ระบุให้ครบ: มัดจำกี่เปอร์เซ็นต์ แบ่งจ่ายกี่งวด ชำระภายในกี่วัน โอนเข้าบัญชีไหน

5. ไม่มีเลขที่เอกสารและระบบจัดเก็บ

เมื่อทำใบเสนอราคาเป็นร้อยฉบับ ถ้าไม่มีระบบเลขที่ การค้นหา อ้างอิง และติดตามสถานะจะเป็นเรื่องยาก กำหนดรหัสมาตรฐาน เช่น QT-ปี-หมายเลขลำดับ (QT-2026-0001) เพื่อจัดเก็บอย่างเป็นระบบ

FAQ

ใบเสนอราคามีผลทางกฎหมายหรือไม่?

ใบเสนอราคาเป็น "คำเสนอ" (Offer) ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ เมื่อผู้ซื้อ "สนองรับ" (Accept) เช่น ลงนามยืนยันหรือออก PO ก็จะเกิดสัญญาที่มีผลผูกพัน ดังนั้นใบเสนอราคาที่ลูกค้ายืนยันแล้วมีน้ำหนักทางกฎหมาย ข้อมูลต้องถูกต้องและครบถ้วน

ใบเสนอราคาต่างจากใบแจ้งหนี้ (Invoice) อย่างไร?

ใบเสนอราคาออกก่อนตกลงซื้อขาย เพื่อแจ้งราคาและเงื่อนไข ใบแจ้งหนี้ออกหลังส่งมอบสินค้า/บริการ เพื่อเรียกเก็บเงิน ใบเสนอราคาเป็นข้อเสนอ ส่วนใบแจ้งหนี้เป็นข้อเรียกร้องให้ชำระเงิน

ต้องออกใบกำกับภาษีแยกจากใบเสนอราคาหรือไม่?

ใช่ ใบเสนอราคาไม่ใช่ใบกำกับภาษี หากธุรกิจของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือบริการต้องออกใบกำกับภาษี (Tax Invoice) แยกต่างหาก ตามมาตรา 86 ของประมวลรัษฎากร ใบกำกับภาษีต้องมีข้อมูลที่กฎหมายกำหนด เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อ ที่อยู่ รายการสินค้า/บริการ จำนวน VAT

ถ้าลูกค้าต่อรองราคา ต้องออกใบเสนอราคาใหม่หรือไม่?

แนะนำให้ออกฉบับใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงราคาหรือเงื่อนไข ใช้เลขที่เอกสารใหม่ (เช่น QT-2026-0042-R1 สำหรับ Revision 1) เพื่อให้มีหลักฐานชัดเจนว่าราคาสุดท้ายที่ตกลงคือฉบับไหน

ใบเสนอราคาอิเล็กทรอนิกส์มีผลเท่ากับกระดาษหรือไม่?

ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเท่ากับเอกสารกระดาษ ใบเสนอราคาที่สร้างและส่งผ่านแพลตฟอร์มอย่าง AiDocX จึงมีผลผูกพันทางกฎหมาย และยังมีข้อดีเพิ่มเติมคือติดตามสถานะได้ว่าลูกค้าเปิดอ่านหรือยัง

สรุป

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ดูเรียบง่ายแต่มีผลต่อการปิดดีล ทั้งความเร็วในการตอบกลับ ความถูกต้องของราคา และความเป็นมืออาชีพของรูปแบบ ล้วนส่งผลต่อการตัดสินใจของลูกค้า

สิ่งสำคัญที่ต้องจำ:

• ใบเสนอราคาทุกฉบับต้องมี 10 รายการที่จำเป็น โดยเฉพาะอายุใบเสนอราคาและ VAT 7%
• ระบุขอบเขตสินค้า/บริการให้เฉพาะเจาะจง อย่าปล่อยให้คลุมเครือ
• มีระบบเลขที่เอกสารเพื่อจัดเก็บและติดตามอย่างเป็นระบบ

คุณสามารถคัดลอกเทมเพลตจากบทความนี้ไปใช้ได้เลย แต่หากต้องทำใบเสนอราคาเป็นประจำ การสร้างด้วยมือทุกครั้งไม่คุ้มค่าเวลา

AiDocX ช่วยธุรกิจไทยสร้างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารธุรกิจทุกประเภทด้วย AI จากร่างถึงลงนามในแพลตฟอร์มเดียว เริ่มใช้ฟรีเลย