เทมเพลตจดหมายบอกเลิกสัญญาสำหรับปี 2026

การยุติสัญญาธุรกิจไม่ใช่แค่เขียนว่า “เราขอยกเลิกสัญญา” แล้วส่งอีเมลเท่านั้น สัญญากับผู้ขาย ซัพพลายเออร์ หรือผู้ให้บริการอาจกำหนดระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า วิธีการส่งหนังสือ โอกาสในการแก้ไขการผิดสัญญา หรือเหตุผลที่ต้องระบุไว้อย่างเฉพาะเจาะจง เทมเพลตจดหมายบอกเลิกสัญญานี้อธิบายวิธีตรวจสอบข้อกำหนดเหล่านั้น เขียนหนังสือแจ้งให้ชัดเจน และลดความเสี่ยงจากการถูกกล่าวหาว่าผิดสัญญา

อ่านสัญญาก่อนเขียนจดหมาย

จดหมายบอกเลิกสัญญาที่ปลอดภัยที่สุดควรเริ่มจากสัญญาที่ลงนามแล้ว ไม่ใช่เทมเพลตทั่วไปจากอินเทอร์เน็ต สัญญาเป็นตัวกำหนดกระบวนการ เว้นแต่จะมีเอกสารฉบับอื่น ข้อตกลงแก้ไข กฎหมายที่ใช้บังคับ หรือการประนีประนอมที่เจรจาไว้เปลี่ยนแปลงเงื่อนไขนั้น จดหมายที่ดูเป็นมืออาชีพก็อาจไม่มีผล หากใช้ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าผิดหรืออ้างสิทธิในการบอกเลิกที่สัญญาไม่ได้ให้ไว้

ก่อนร่างจดหมาย ให้ค้นหาสัญญาฉบับที่คู่สัญญาลงนามครบถ้วนและเอกสารทุกฉบับที่อาจแก้ไขหรือเพิ่มเติมสัญญา เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึงใบสั่งซื้อ ขอบเขตงาน หนังสือแจ้งต่ออายุ ใบเปลี่ยนแปลงงาน ตารางการให้บริการ ภาคผนวกราคา ข้อตกลงประมวลผลข้อมูล และข้อตกลงแก้ไขที่ทำเป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังอ่านฉบับที่ทั้งสองฝ่ายลงนามจริง ไม่ใช่ร่างภายในหรือข้อกำหนดมาตรฐานของผู้ขายที่บันทึกไว้ผิดโฟลเดอร์

เริ่มจากค้นหาหัวข้อ เช่น:

• ระยะเวลาและการต่ออายุ
• การบอกเลิกสัญญา
• การบอกเลิกเพื่อความสะดวก
• การบอกเลิกเนื่องจากเหตุหรือการผิดสัญญา
• การผิดสัญญาและการเยียวยา
• การแจ้งหนังสือ
• การระงับข้อพิพาท
• ผลของการบอกเลิกสัญญา
• ความช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่าน
• การรักษาความลับและการคืนข้อมูล
• ข้อกำหนดที่ยังคงมีผล
• ค่าธรรมเนียม การคืนเงิน และการชำระเงินงวดสุดท้าย

อ่านย่อหน้าที่เกี่ยวข้อง คำนิยาม และตารางแนบท้ายให้ครบถ้วน ตัวอย่างเช่น คำนิยามของ “วันทำการ” อาจเปลี่ยนวิธีคำนวณวันครบกำหนด ข้อกำหนดเรื่องการแจ้งหนังสืออาจกำหนดว่าการส่งมีผลเมื่อใด ใบสั่งซื้อบริการอาจกำหนดช่วงเวลายกเลิกที่สั้นกว่าสัญญาบริการหลัก หรือสัญญาหลักอาจระบุว่า หากมีข้อขัดแย้งให้ยึดใบสั่งซื้อเป็นหลัก

จัดทำเอกสารสรุปข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการบอกเลิกสัญญาแบบสั้น ๆ ก่อนเขียนจดหมาย:

• ชื่อทางกฎหมายของคู่สัญญาทั้งสองฝ่าย
• ชื่อสัญญา วันที่ และเลขอ้างอิง
• เลขที่ใบสั่งซื้อหรือขอบเขตงานที่เกี่ยวข้อง
• วันที่เริ่มสัญญาและระยะเวลาต่ออายุปัจจุบัน
• สิทธิในการบอกเลิกที่มีอยู่
• ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าที่กำหนด
• ระยะเวลาแก้ไขการผิดสัญญา หากมี
• วิธีการส่งและที่อยู่ที่กำหนด
• วันที่เสนอให้การบอกเลิกมีผล
• ใบแจ้งหนี้ เครดิต อุปกรณ์ หรือข้อมูลที่ยังค้างอยู่
• ผู้รับผิดชอบภายในองค์กรสำหรับการเปลี่ยนผ่าน

สัญญาอาจอนุญาตให้บอกเลิกเพื่อความสะดวก ซึ่งหมายความว่าฝ่ายหนึ่งสามารถยุติความสัมพันธ์ได้โดยไม่ต้องกล่าวหาว่าอีกฝ่ายผิดสัญญา หลังแจ้งล่วงหน้าตามระยะเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ สัญญาอาจอนุญาตให้บอกเลิกเนื่องจากเหตุ การผิดสัญญา การล้มละลาย ความล้มเหลวในการให้บริการซ้ำ ๆ หรือเหตุการณ์อื่นที่ระบุไว้ สิทธิเหล่านี้เป็นคนละแนวทางและมีความเสี่ยงต่างกัน อย่าอธิบายว่าการบอกเลิกเพื่อความสะดวกเป็นการบอกเลิกเพราะผิดสัญญา เพียงเพราะคุณไม่พอใจกับบริการ

หากสัญญาไม่มีข้อกำหนดเรื่องการบอกเลิกที่ชัดเจน อย่าสันนิษฐานว่าคุณสามารถยุติสัญญาได้ทันทีเสมอไป ตัวอย่างเช่น ภายใต้ประมวลกฎหมายการค้าแบบเดียวกัน (Uniform Commercial Code) สัญญาซื้อขายสินค้าที่ไม่ได้กำหนดเวลาบอกเลิกไว้อาจต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างสมเหตุสมผล แต่หลักการนี้ไม่ใช่คำตอบสากลสำหรับสัญญาบริการ ซอฟต์แวร์ การจ้างงาน อสังหาริมทรัพย์ หรือสัญญาระหว่างประเทศทุกประเภท กฎหมายที่ใช้บังคับ ประเภทสัญญา และข้อเท็จจริงล้วนมีความสำคัญ UCC § 2-309 เป็นตัวอย่างหนึ่งที่แสดงว่า การไม่มีเส้นตายตามสัญญาไม่ได้หมายความโดยอัตโนมัติว่า “ไม่ต้องแจ้งล่วงหน้า”

ระบุแนวทางการบอกเลิกที่ถูกต้อง

เมื่อเข้าใจสัญญาแล้ว ให้ตัดสินใจว่าแนวทางตามสัญญาใดตรงกับเหตุผลที่คุณต้องการยุติความสัมพันธ์ แนวทางดังกล่าวควรระบุไว้อย่างชัดเจนในบันทึกอนุมัติภายใน และในจดหมายเมื่อเหมาะสม

การบอกเลิกเพื่อความสะดวก

ข้อกำหนดเรื่องการบอกเลิกเพื่อความสะดวกโดยทั่วไปอนุญาตให้บอกเลิกได้โดยไม่ต้องพิสูจน์ว่าอีกฝ่ายทำสิ่งใดผิด สัญญาอาจระบุว่าคู่สัญญาฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสามารถบอกเลิก “ด้วยเหตุผลใด ๆ หรือโดยไม่ต้องมีเหตุผล” โดยแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า 30, 60 หรือ 90 วัน ข้อกำหนดนี้อาจใช้ได้เฉพาะหลังพ้นระยะเวลาเริ่มต้น ใช้ได้เฉพาะบริการบางประเภท หรือใช้ได้ต่อเมื่อใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้รับการชำระแล้ว

การแจ้งบอกเลิกเพื่อความสะดวกมักเป็นทางเลือกที่เรียบร้อยที่สุดเมื่อมีสิทธินี้อยู่ ช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทด้านข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน และลดโอกาสที่ข้อกล่าวหาในจดหมายจะกลายเป็นสาเหตุของความขัดแย้งเพิ่มเติม จดหมายควรระบุว่าคุณกำลังใช้สิทธิตามสัญญาข้อใด และระบุวันที่มีผลซึ่งคำนวณตามสัญญา

การบอกเลิกเนื่องจากเหตุ

การบอกเลิกเนื่องจากเหตุอาศัยเหตุการณ์ที่ระบุไว้ เช่น การผิดสัญญาในสาระสำคัญ การไม่ปฏิบัติตามระดับการให้บริการ การเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต การล้มละลาย หรือการเปลี่ยนแปลงอำนาจควบคุม สัญญาอาจกำหนดให้คุณต้องระบุการผิดสัญญา เปิดโอกาสให้อีกฝ่ายแก้ไข และรอให้พ้นระยะเวลาแก้ไขก่อนส่งหนังสือบอกเลิกฉบับสุดท้าย

ใช้แนวทางนี้ต่อเมื่อมีการบันทึกข้อเท็จจริงและขั้นตอนอย่างครบถ้วน หากซัพพลายเออร์ส่งมอบล่าช้าสองครั้ง แต่สัญญากำหนดให้ต้องเกิดความล้มเหลวซ้ำ มีการยกระดับปัญหาเป็นลายลักษณ์อักษร และให้เวลาแก้ไข 30 วัน จดหมายก็ไม่ควรกล่าวเกินจริงว่าเป็นการผิดสัญญาในสาระสำคัญที่บอกเลิกได้ทันที ข้อพิพาทเกี่ยวกับข้อเท็จจริงอาจกลายเป็นข้อพิพาทว่าการบอกเลิกนั้นมีผลถูกต้องหรือไม่

การไม่ต่ออายุ

ธุรกิจบางแห่งไม่ได้บอกเลิกระยะเวลาสัญญาที่กำลังมีผล แต่เพียงปฏิเสธการต่ออายุ ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ หนังสือแจ้งไม่ต่ออายุอาจต้องส่งล่วงหน้า 30 วันก่อนวันต่ออายุ ขณะที่การบอกเลิกระหว่างอายุสัญญาอาจต้องอาศัยสิทธิตามสัญญาโดยเฉพาะหรือมีค่าใช้จ่าย

ใช้ถ้อยคำตามที่สัญญากำหนด หากสัญญาใช้คำว่า “หนังสือแจ้งไม่ต่ออายุ” ให้ใช้คำนี้ อย่าเรียกว่า “บอกเลิกโดยมีผลทันที” หากสัญญาถือว่าความสัมพันธ์ยังคงดำเนินต่อไปจนสิ้นสุดระยะเวลาปัจจุบัน

การบอกเลิกโดยความยินยอมร่วมกัน

หากทั้งสองฝ่ายตกลงยุติความสัมพันธ์ จดหมายฝ่ายเดียวแบบสั้น ๆ อาจไม่เพียงพอ ข้อตกลงบอกเลิกโดยความยินยอมร่วมกันสามารถกำหนดวันให้บริการสุดท้าย จำนวนเงินค้างชำระ การคืนเงิน ความช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่าน การลบข้อมูล การรักษาความลับต่อไป การสละสิทธิเรียกร้อง และข้อผูกพันที่ยังคงมีผล

ข้อตกลงร่วมกันมีประโยชน์เมื่อกลไกการออกจากสัญญาไม่ชัดเจน หรือเมื่อทั้งสองฝ่ายต้องการยุติเร็วขึ้น ให้ผู้มีอำนาจผูกพันธุรกิจเป็นผู้ลงนาม และตรวจสอบให้เอกสารระบุว่าข้อกำหนดใดจะยังคงมีผลหลังการบอกเลิก

คำนวณระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าให้ถูกต้อง

ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ “แจ้งล่วงหน้า 30 วัน” อาจไม่ได้หมายความเหมือนกับ “30 วันตามปฏิทินก่อนวันต่ออายุครั้งถัดไป” สัญญาอาจเริ่มนับจากวันที่ได้รับ วันที่ส่ง วันที่ทำการถัดไป หรือวันที่แจ้งตามที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ

อ่านข้อกำหนดเพื่อหาคำตอบสี่ประการ:

1. เหตุการณ์ใดเป็นจุดเริ่มต้นการนับระยะเวลา?
2. นับเป็นวันตามปฏิทินหรือวันทำการ?
3. หนังสือมีผลเมื่อส่งหรือเมื่อถือว่าได้รับ?
4. หนังสือต้องถึงก่อนวันต่ออายุหรือวันตัดรอบการเรียกเก็บเงินหรือไม่?

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าสัญญาอนุญาตให้บอกเลิกเพื่อความสะดวกโดยแจ้งล่วงหน้า 60 วันเป็นลายลักษณ์อักษร และระบุว่าหนังสือมีผลเมื่อถึงที่อยู่ตามข้อกำหนดการแจ้ง หากต้องการให้สัญญาสิ้นสุดวันที่ 30 กันยายน การส่งจดหมายวันที่ 1 สิงหาคมอาจไม่เพียงพอ หากคู่สัญญาได้รับจดหมายวันที่ 3 สิงหาคม หากสัญญานับเป็นวันทำการ วันหยุดก็อาจมีผลต่อการคำนวณด้วย

คำนวณจากข้อกำหนดในสัญญา แล้วเผื่อเวลาในทางปฏิบัติเพิ่มเติม หากสัญญากำหนด 60 วัน การส่งล่วงหน้า 65 หรือ 70 วันอาจช่วยลดความเสี่ยงจากข้อพิพาทเรื่องการส่งมอบ การเผื่อเวลาไม่ได้แทนที่หลักเกณฑ์ตามสัญญา แต่ช่วยให้มีเวลาสำหรับความล่าช้าของผู้ให้บริการจัดส่ง รายละเอียดผู้รับไม่ถูกต้อง วันหยุดสุดสัปดาห์ และข้อสงสัยว่าการได้รับหนังสือเกิดขึ้นเมื่อใด

บันทึกการคำนวณไว้ในระบบจัดการสัญญา:

• วันที่ลงนามในหนังสือแจ้ง
• วันที่และเวลาที่ส่ง
• วิธีการส่ง
• วันที่และเวลาที่ได้รับการยืนยันการส่งมอบ
• ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าตามสัญญา
• วันที่มีผลซึ่งคำนวณได้
• วันต่ออายุหรือวันเรียกเก็บเงิน
• ผู้ตรวจสอบการคำนวณ

ระบุวันที่มีผลให้ชัดเจน “จดหมายฉบับนี้ถือเป็นการแจ้งว่าสัญญาจะสิ้นสุดใน 60 วัน” อาจไม่ชัดเท่ากับ “สัญญาจะสิ้นสุดเวลา 23.59 น. ตามเวลาท้องถิ่นของวันที่ 30 กันยายน 2026 ซึ่งเป็นวันที่คำนวณตามข้อ 8.2” หากสัญญาไม่ได้ระบุเขตเวลาหรือเวลาที่แน่นอน อย่าเติมความแม่นยำที่ไม่จำเป็น และควรปรึกษาทนายความหากมีข้อพิพาทเรื่องเวลา

อย่าลงวันที่ย้อนหลัง อย่าอ้างว่ามีการได้รับหนังสือแล้วหากไม่มีหลักฐาน หากการส่งมอบล้มเหลว ระยะเวลาแจ้งอาจยังไม่เริ่มต้น เมื่อกำหนดเวลาเป็นเรื่องสำคัญ ให้ใช้วิธีที่สัญญาระบุควบคู่กับวิธีสำรองที่สมเหตุสมผล และระบุให้ชัดว่าวิธีตามสัญญาเป็นวิธีหลัก

จัดการข้อกำหนดแก้ไขการผิดสัญญาโดยไม่สร้างปัญหาใหม่

ข้อกำหนดแก้ไขการผิดสัญญาเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายแก้ไขปัญหาที่ถูกกล่าวหาก่อนการบอกเลิก โดยทั่วไปจะกำหนดให้แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร อธิบายการผิดสัญญา และให้เวลา เช่น 10, 15 หรือ 30 วันในการแก้ไข ข้อกำหนดบางฉบับอนุญาตให้บอกเลิกได้ทันทีเมื่อเกิดการผิดสัญญาร้ายแรงบางประเภท ขณะที่บางฉบับกำหนดให้ต้องเปิดโอกาสแก้ไขสำหรับการผิดสัญญาทุกกรณี

หนังสือแจ้งให้แก้ไขและหนังสือบอกเลิกฉบับสุดท้ายเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกัน แต่ไม่ใช่เอกสารเดียวกัน หนังสือแจ้งให้แก้ไขมีสาระว่า “นี่คือการผิดสัญญา โปรดแก้ไขภายในกำหนด มิฉะนั้นเราอาจบอกเลิกสัญญา” ส่วนหนังสือบอกเลิกมีสาระว่า “ระยะเวลาแก้ไขสิ้นสุดลงแล้วโดยยังไม่มีการแก้ไขตามที่กำหนด เราจึงบอกเลิกสัญญาตามข้อตกลง”

หนังสือแจ้งให้แก้ไขที่ดีควร:

• ระบุสัญญาและบริการหรือใบสั่งซื้อที่ได้รับผลกระทบ
• ยกข้อความหรือถอดความข้อผูกพันที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง
• อธิบายข้อเท็จจริง วันที่ และความล้มเหลวอย่างเฉพาะเจาะจง
• อธิบายว่าเหตุใดความล้มเหลวนั้นจึงเป็นการผิดสัญญา
• ระบุสิ่งที่ต้องแก้ไข
• ระบุเส้นตายในการแก้ไข
• ระบุสถานที่หรือผู้รับที่ต้องส่งคำตอบ
• สงวนสิทธิตามสัญญาและตามกฎหมาย
• หลีกเลี่ยงการประกาศว่าการผิดสัญญาได้รับการแก้ไขหรือแก้ไขไม่ได้ก่อนถึงกำหนด

อย่าใช้ข้อกล่าวหาคลุมเครือ เช่น “ผลการปฏิบัติงานของคุณไม่เป็นที่ยอมรับ” ให้เขียนข้อเท็จจริงที่ผู้ตรวจสอบซึ่งเป็นกลางสามารถเข้าใจได้: “ณ วันที่ 12 พฤษภาคม ยังไม่ได้รับไฟล์กระทบยอดรายเดือนที่ต้องส่งภายในวันที่ 5 พฤษภาคม แม้จะมีการยกระดับปัญหาเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อวันที่ 7 พฤษภาคม” จากนั้นเชื่อมโยงข้อเท็จจริงกับสัญญา: “ข้อ 4.3 กำหนดให้ส่งไฟล์ภายในวันที่ห้าตามปฏิทินของทุกเดือน”

ข้อกำหนดในการแก้ไขอาจต้องการมากกว่าการขอโทษหรือการให้คำมั่น หากสัญญากำหนดให้กู้คืนบริการ เปลี่ยนสินค้าที่มีตำหนิ คืนเงินส่วนที่เรียกเก็บเกิน หรือจัดทำแผนแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ระบุว่าสิ่งใดจะถือเป็นการแก้ไขที่สมเหตุสมผล หลีกเลี่ยงการกำหนดสิ่งที่เป็นไปไม่ได้ ไม่เกี่ยวข้องกับการผิดสัญญา หรือเกินกว่าที่สัญญาอนุญาต

สัญญาบางฉบับแยกการผิดสัญญาที่แก้ไขได้ออกจากการผิดสัญญาที่แก้ไขไม่ได้ บางฉบับระบุว่าการผิดสัญญาซ้ำถือเป็นการผิดสัญญาในสาระสำคัญ แม้แต่ละครั้งจะได้รับการแก้ไขในภายหลังก็ตาม ซัพพลายเออร์อาจแก้ไขการส่งมอบล่าช้าครั้งหนึ่งได้ แต่ยังคงฝ่าฝืนข้อกำหนดเรื่องความล้มเหลวซ้ำ ตรวจสอบข้อกำหนดทั้งหมดก่อนตัดสินใจว่ามีการแก้ไขแล้วหรือไม่

กฎสำหรับสัญญากับหน่วยงานรัฐแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการทำตามขั้นตอนที่กำหนด แม้กฎเหล่านี้จะไม่ได้ใช้กับสัญญาเอกชนโดยอัตโนมัติก็ตาม ระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐบาลกลางโดยทั่วไปกำหนดให้มีหนังสือแจ้งให้แก้ไขสำหรับการบอกเลิกเนื่องจากการผิดสัญญาบางกรณี และกำหนดระยะเวลาแก้ไข ทั้งยังเน้นว่าหนังสือควรระบุความล้มเหลวและให้เวลาที่กำหนดเพื่อแก้ไข 48 CFR § 49.402-3 สัญญาเอกชนของคุณอาจใช้ถ้อยคำต่างออกไป จึงควรถือเรื่องนี้เป็นตัวอย่างด้านขั้นตอน ไม่ใช่กฎสากล

หากคู่สัญญาแก้ไขปัญหาก่อนถึงกำหนด ให้ระมัดระวังการส่งจดหมายบอกเลิกโดยอาศัยการผิดสัญญาเดิม คุณอาจยังมีสิทธิในกรณีการผิดสัญญาซ้ำหรือการผิดสัญญาอื่น แต่การวิเคราะห์ขึ้นอยู่กับสัญญาและกฎหมายที่ใช้บังคับ หากการผิดสัญญาร้ายแรง การแก้ไขเป็นข้อพิพาท หรือใกล้ถึงกำหนดเวลา ควรให้ทนายความตรวจสอบหนังสือที่เสนอจะส่ง

ใช้เทมเพลตจดหมายบอกเลิกสัญญานี้

เทมเพลตต่อไปนี้ออกแบบมาสำหรับการบอกเลิกสัญญาโดยตรงภายใต้สิทธิตามสัญญาที่ระบุไว้อย่างชัดเจน ให้แทนที่ข้อความในวงเล็บเหลี่ยมด้วยข้อมูลจากสัญญาที่ลงนามแล้ว หากบอกเลิกเนื่องจากเหตุ ให้ปรับข้อความเรื่องการผิดสัญญาและการแก้ไขอย่างระมัดระวัง อย่าเพียงนำข้อกล่าวหาไปใส่ในฉบับสำหรับการบอกเลิกเพื่อความสะดวก

วันที่: [Month Day, Year]

ส่งโดย [วิธีการส่งที่กำหนด]

[ชื่อทางกฎหมายของคู่สัญญา] [ที่อยู่สำหรับการแจ้งหนังสือ] [ที่อยู่อีเมล หากอนุญาต]

เรื่อง: หนังสือบอกเลิก [ชื่อสัญญา] ลงวันที่ [วันที่ของสัญญา]

เรียน [ชื่อหรือตำแหน่ง]:

[ชื่อทางกฎหมายของคุณ] (“[ชื่อย่อ]”) ขอแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรตามข้อ [หมายเลข] ของ [ชื่อสัญญา] ลงวันที่ [วันที่] ระหว่าง [ชื่อทางกฎหมายของคุณ] และ [ชื่อทางกฎหมายของคู่สัญญา] (“สัญญา”)

ตามข้อ [หมายเลข] [ชื่อทางกฎหมายของคุณ] มีสิทธิบอกเลิกสัญญาเพื่อความสะดวกโดยแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า [จำนวน] วัน [ตามปฏิทิน/วันทำการ] เราขอใช้สิทธิดังกล่าว สัญญาจะสิ้นสุดโดยมีผลตั้งแต่ [วันที่ และหากมีการระบุไว้ให้ใส่เวลา] ซึ่งคำนวณตามสัญญา และอยู่ภายใต้ข้อกำหนดใด ๆ ที่ยังคงมีผลหลังการบอกเลิก

จนกว่าจะถึงวันที่มีผล คู่สัญญาควรปฏิบัติตามข้อผูกพันของตนภายใต้สัญญาต่อไป โปรดส่งหนังสือยืนยันรายการใบแจ้งหนี้ เครดิต จำนวนเงินที่ชำระล่วงหน้า อุปกรณ์ ข้อมูลรับรอง บันทึก หรือรายการอื่นที่ยังค้างและต้องจัดการให้เรียบร้อยก่อนการบอกเลิก

โปรดยืนยันกระบวนการและกำหนดเวลาสำหรับ [การคืนหรือลบข้อมูลลับและข้อมูลส่วนบุคคล / การโอนบันทึกข้อมูล / การคืนอุปกรณ์ / การดำเนินการบริการในช่วงเปลี่ยนผ่าน] ตามที่กำหนดไว้ในข้อ [หมายเลข]

หนังสือฉบับนี้จัดทำขึ้นโดยไม่สละสิทธิ การเยียวยา ข้อเรียกร้อง ข้อต่อสู้ หรือข้อผูกพันใด ๆ ภายใต้สัญญาหรือกฎหมายที่ใช้บังคับ และไม่มีข้อความใดในจดหมายฉบับนี้ที่ควรตีความว่าเป็นการยอมรับเกี่ยวกับประเด็นที่มีข้อพิพาท

โปรดส่งคำถามและหนังสือยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรไปที่:

[ชื่อ] [ตำแหน่ง] [บริษัท] [อีเมล] [โทรศัพท์]

ขอแสดงความนับถือ

[ผู้ลงนามที่ได้รับอนุญาต] [ตำแหน่ง] [ชื่อทางกฎหมายของคุณ]

สำหรับการบอกเลิกเนื่องจากเหตุ ให้แทนที่ย่อหน้าเรื่องการบอกเลิกเพื่อความสะดวกด้วยส่วนที่อธิบายการผิดสัญญาตามข้อเท็จจริง ระบุข้อสัญญา อธิบายการผิดสัญญา กำหนดเส้นตายในการแก้ไข และระบุว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากไม่แก้ไข หากระยะเวลาแก้ไขสิ้นสุดลงแล้ว ให้ระบุหนังสือแจ้งให้แก้ไขฉบับก่อนหน้าและวันที่ส่งมอบ อย่าเขียนว่า “คุณไม่สามารถแก้ไขการผิดสัญญาได้” เว้นแต่จะตรวจสอบวันครบกำหนดและข้อเท็จจริงที่สนับสนุนข้อสรุปนั้นแล้ว

ตัวอย่างย่อหน้าสำหรับการบอกเลิกเนื่องจากเหตุอาจเขียนได้ดังนี้:

“เมื่อวันที่ [วันที่] เราได้แจ้งให้คุณทราบว่า [ความล้มเหลวที่เฉพาะเจาะจง] เป็นการผิดข้อ [หมายเลข] หนังสือดังกล่าวส่งโดย [วิธีการ] และได้รับเมื่อวันที่ [วันที่] ระยะเวลาแก้ไขตามสัญญาสิ้นสุดลงเมื่อวันที่ [วันที่] ณ วันที่ [วันที่] [ความล้มเหลวที่เฉพาะเจาะจง] ยังไม่ได้รับการแก้ไข เนื่องจาก [คำอธิบายข้อเท็จจริงโดยสรุป] ดังนั้น ตามข้อ [หมายเลข] เราจึงบอกเลิกสัญญาโดยมีผลตั้งแต่ [วันที่]”

จดหมายฉบับสุดท้ายควรสั้นพอที่จะอ่านและเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว แต่ครบถ้วนพอที่จะยืนยันว่าคุณใช้สิทธิใดและใช้สิทธินั้นเมื่อใด แนบเฉพาะเอกสารที่ช่วยยืนยันการแจ้งหนังสือ การผิดสัญญา การแก้ไข หรือการคำนวณ หลีกเลี่ยงการแนบประวัติข้อร้องเรียนภายในทั้งหมด หากมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ข้อมูลที่ได้รับความคุ้มครองจากเอกสิทธิ์ หรือข้อมูลลับ

ส่งหนังสือแจ้งและจัดการช่วงเปลี่ยนผ่าน

จดหมายที่เขียนถูกต้องก็อาจไม่มีผล หากส่งให้คนผิดหรือส่งผ่านช่องทางผิด ปฏิบัติตามข้อกำหนดการแจ้งหนังสืออย่างเคร่งครัด สัญญาอาจกำหนดให้ส่งด้วยตนเอง บริษัทขนส่ง ไปรษณีย์ลงทะเบียน ไปรษณีย์ตอบรับ หน่วยงานกฎหมายที่ระบุชื่อ หรือที่อยู่อีเมลเฉพาะ การ “ส่งให้ผู้จัดการบัญชีที่ติดต่อกันอยู่” ไม่ใช่สิ่งทดแทนที่อยู่ตามสัญญา เว้นแต่สัญญาจะระบุไว้เช่นนั้น

ใช้วิธีส่งที่สร้างหลักฐานได้ เก็บจดหมายที่ลงนาม เอกสารแนบฉบับสุดท้าย ข้อมูลติดตาม การยืนยันการส่งมอบ ส่วนหัวอีเมล และการตอบรับใด ๆ หากสัญญาอนุญาตให้ส่งอีเมลแต่ไม่ได้กำหนดว่าอีเมลถือว่าได้รับเมื่อใด ให้ส่งในเวลาทำการและขอการยืนยัน หากที่อยู่ที่กำหนดดูเหมือนล้าสมัย ให้บันทึกความพยายามที่สมเหตุสมผลของคุณ และปรึกษาทนายความเกี่ยวกับวิธีส่งสำรอง

ประสานจดหมายบอกเลิกกับแผนปฏิบัติการ ดำเนินการให้ทีมภายในมีเช็กลิสต์ที่อิงตามวันที่ ซึ่งครอบคลุม:

• วันสุดท้ายสำหรับคำสั่งซื้อใหม่
• วันให้บริการหรือส่งมอบครั้งสุดท้าย
• การปิดสิทธิ์เข้าถึง
• การส่งออกและลบข้อมูล
• การคืนอุปกรณ์
• รายการสนับสนุนที่ยังเปิดอยู่
• การตรวจสอบใบแจ้งหนี้สุดท้าย
• เครดิต เงินมัดจำ และเงินคืน
• การสื่อสารกับลูกค้า
• การเริ่มต้นใช้งานซัพพลายเออร์รายใหม่
• บันทึกด้านประกันภัยหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การเก็บรักษาแฟ้มสัญญา

อย่าปิดสิทธิ์เข้าถึงหรือหยุดชำระเงินก่อนวันที่มีผล เว้นแต่สัญญาจะอนุญาตหรือที่ปรึกษากฎหมายสั่งให้ดำเนินการ การหยุดปฏิบัติงานก่อนกำหนดอาจทำให้เกิดการผิดสัญญาครั้งใหม่ แม้หนังสือบอกเลิกจะมีผลถูกต้องก็ตาม ชำระจำนวนเงินที่ไม่มีข้อพิพาทตามสัญญาต่อไป และบันทึกค่าใช้จ่ายที่มีข้อพิพาทแยกต่างหาก

หากซัพพลายเออร์ต้องให้ความช่วยเหลือในช่วงเปลี่ยนผ่าน ให้ระบุข้อสัญญาที่เกี่ยวข้องและเสนอแผนเวลา การบอกเลิกไม่ได้ทำให้ข้อผูกพันทุกอย่างสิ้นสุดลงในวันเดียวกันเสมอไป ข้อกำหนดเรื่องการรักษาความลับ ทรัพย์สินทางปัญญา การคุ้มครองข้อมูล การตรวจสอบ การชดใช้ค่าสินไหม การชำระเงิน การระงับข้อพิพาท และการเก็บรักษาบันทึกมักยังคงมีผล จดหมายควรรักษาข้อผูกพันเหล่านี้ไว้ ไม่ใช่ทำให้เข้าใจว่าความสัมพันธ์ทั้งหมดสิ้นสุดลงทันที

AiDocX สามารถช่วยในขั้นตอนตรวจสอบเอกสารได้ โดยสร้างจดหมายบอกเลิกจากสัญญาที่ลงนามแล้วและจัดเก็บไว้ในเวิร์กสเปซ พร้อมดึงข้อความจริงเกี่ยวกับระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าและข้อกำหนดแก้ไขการผิดสัญญามาใช้ วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงในการร่างหนังสือที่ขัดกับสัญญาโดยไม่ตั้งใจ แต่วันที่ ข้อเท็จจริง อำนาจอนุมัติ และกลยุทธ์ทางกฎหมายขั้นสุดท้ายยังต้องผ่านการตรวจสอบโดยมนุษย์

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปในจดหมายบอกเลิกสัญญา

ข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงมักเป็นความผิดพลาดเล็ก ๆ ในถ้อยคำหรือขั้นตอน

เขียนว่า “มีผลทันที” โดยไม่มีสิทธิรองรับ

การบอกเลิกทันทีอาจทำได้เมื่อเกิดการผิดสัญญาร้ายแรงที่นิยามไว้อย่างแคบ เหตุการณ์ล้มละลาย เหตุการณ์ด้านความปลอดภัย หรือเหตุอื่นที่เป็นเงื่อนไขเริ่มต้น แต่ไม่ได้ทำได้โดยอัตโนมัติเพียงเพราะความสัมพันธ์ไม่สะดวกหรือบริการน่าผิดหวัง หากสัญญากำหนดให้แจ้งล่วงหน้า ให้ใช้ระยะเวลาที่กำหนด

ผสมแนวทางการบอกเลิกเพื่อความสะดวกกับการบอกเลิกเนื่องจากเหตุ

จดหมายที่ระบุว่า “เราบอกเลิกเพื่อความสะดวกเพราะคุณผิดสัญญาในสาระสำคัญ” ทำให้เกิดความคลุมเครือโดยไม่จำเป็น เลือกแนวทางตามสัญญาที่ถูกต้อง หากต้องการสงวนสิทธิทั้งสองแนวทาง ให้ทนายความร่างข้อความที่ทำเช่นนั้นได้โดยไม่ก่อให้เกิดการยอมรับข้อเท็จจริงที่ขัดแย้งกัน

ระบุเส้นตายในการแก้ไขผิด

ระยะเวลาแก้ไขอาจเริ่มนับเมื่อได้รับหนังสือ ไม่ใช่วันที่พิมพ์บนจดหมาย อาจไม่นับวันหยุดสุดสัปดาห์ หรืออาจกำหนดระยะเวลานานกว่าสำหรับการผิดสัญญาบางประเภท คำนวณจากสัญญาและเก็บหลักฐานการส่งมอบไว้

เขียนหนังสือแจ้งให้แก้ไขคลุมเครือเกินไป

คู่สัญญาไม่สามารถแก้ไข “บริการที่แย่” ได้อย่างสมเหตุสมผล ให้ระบุข้อผูกพัน ความล้มเหลว วันที่ และผลลัพธ์ที่ต้องการ ถ้อยคำที่คลุมเครืออาจทำให้บังคับใช้หนังสือได้ยากขึ้น และทำให้ทีมปฏิบัติการไม่รู้ว่าต้องดำเนินการอย่างไร

รับปากว่าจะสละสิทธิเรียกร้องหรือคืนเงิน

อย่าเขียนว่า “ข้อผูกพันทั้งหมดได้ยุติแล้ว” เว้นแต่ธุรกิจจะอนุมัติการประนีประนอม การบอกเลิกและการสละสิทธิเรียกร้องเป็นคนละแนวคิดกัน จดหมายไม่ควรสละสิทธิเรียกร้องโดยไม่ตั้งใจ ยืนยันยอดเงินที่มีข้อพิพาท หรือรับปากเงื่อนไขการชำระเงินที่ฝ่ายการเงินยังไม่ได้อนุมัติ

มองข้ามกลไกการต่ออายุ

หนังสือที่ส่งหลังการต่ออายุอัตโนมัติอาจทำให้การบอกเลิกมีผลกับระยะเวลาถัดไป ไม่ใช่ระยะเวลาปัจจุบัน ตรวจสอบวันต่ออายุ ช่วงเวลายกเลิก และภาระผูกพันเรื่องยอดใช้จ่ายขั้นต่ำก่อนเลือกวันที่มีผล

ลืมสัญญาที่เกี่ยวข้อง

สัญญาหลัก ใบสั่งซื้อ การสมัครใช้ซอฟต์แวร์ ภาคผนวกการประมวลผลข้อมูล และแผนสนับสนุนอาจมีกลไกการบอกเลิกแยกกัน การยุติเอกสารฉบับหนึ่งอาจไม่ได้ยุติเอกสารฉบับอื่น

ส่งข้อกล่าวหาที่ละเอียดอ่อนไปยังผู้รับจำนวนมาก

จำกัดการแจกจ่ายหนังสือเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องได้รับ หลีกเลี่ยงการสำเนาถึงลูกค้า พนักงาน หรือผู้ขายที่ไม่เกี่ยวข้อง หากจดหมายมีข้อกล่าวหาเรื่องการผิดสัญญา รายละเอียดราคา ข้อมูลส่วนบุคคล หรือข้อมูลลับ

ถือว่าเทมเพลตเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย

เทมเพลตช่วยจัดโครงสร้าง แต่ไม่ได้สรุปว่าคุณมีสิทธิใด เมื่อสัญญามีมูลค่าสูง การบอกเลิกเกิดจากเหตุ การแก้ไขเป็นข้อพิพาท คู่สัญญาอาจฟ้องร้อง หรือสัญญาเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่อยู่ภายใต้การกำกับ การจ้างงาน อสังหาริมทรัพย์ ทรัพย์สินทางปัญญา หรือข้อผูกพันระหว่างประเทศ ควรให้ทนายความตรวจสอบหนังสือ

เช็กลิสต์จดหมายบอกเลิกสัญญา

ใช้เช็กลิสต์นี้ก่อนส่ง:

• ฉันมีสัญญาที่ลงนามครบถ้วนและข้อตกลงแก้ไขทั้งหมดแล้ว
• ฉันยืนยันชื่อทางกฎหมายที่ถูกต้องของคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายแล้ว
• ฉันระบุข้อกำหนดเรื่องการบอกเลิกหรือไม่ต่ออายุที่ถูกต้องแล้ว
• ฉันยืนยันแล้วว่าสิทธินั้นเป็นการบอกเลิกเพื่อความสะดวกหรือเนื่องจากเหตุ
• ฉันตรวจสอบระยะเวลาปัจจุบันและวันต่ออายุแล้ว
• ฉันคำนวณระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าตามหลักเกณฑ์ในสัญญาแล้ว
• ฉันยืนยันแล้วว่าใช้วันตามปฏิทินหรือวันทำการ
• ฉันตรวจสอบแล้วว่าหนังสือมีผลเมื่อส่งหรือเมื่อได้รับ
• ฉันใช้วิธีการและที่อยู่สำหรับแจ้งหนังสือตามที่กำหนดแล้ว
• ฉันตรวจสอบข้อกำหนดเกี่ยวกับการแก้ไขการผิดสัญญาแล้ว
• ฉันอธิบายการผิดสัญญาด้วยข้อเท็จจริงและวันที่อย่างเฉพาะเจาะจงแล้ว
• ฉันกำหนดเส้นตายในการแก้ไขที่ถูกต้อง หากจำเป็น
• ฉันเลือกวันที่มีผลของการบอกเลิกได้อย่างถูกต้องแล้ว
• ฉันจัดการเรื่องใบแจ้งหนี้สุดท้าย เครดิต อุปกรณ์ และข้อมูลแล้ว
• ฉันสงวนข้อผูกพันเรื่องการรักษาความลับและข้อผูกพันอื่นที่ยังคงมีผลแล้ว
• ผู้มีอำนาจอนุมัติและลงนามในจดหมายแล้ว
• ฉันบันทึกหลักฐานการส่งมอบไว้ในข้อมูลสัญญาแล้ว
• ฝ่ายปฏิบัติการมีแผนเปลี่ยนผ่านสำหรับการออกจากสัญญาแล้ว
• ทนายความตรวจสอบหนังสือแล้ว หากความเสี่ยงหรือมูลค่าสมควรให้ตรวจ

จดหมายบอกเลิกสัญญาควรทำให้เห็นชัดเจนสามเรื่อง ได้แก่ สัญญาที่กำลังกล่าวถึง สิทธิตามสัญญาที่กำลังใช้ และวันที่ความสัมพันธ์สิ้นสุดลง ตรวจสอบเงื่อนไขที่ลงนามแล้วก่อน คำนวณระยะเวลาแจ้งและแก้ไขจากถ้อยคำจริงในสัญญา ส่งหนังสือตามวิธีที่กำหนดอย่างเคร่งครัด และประสานหนังสือทางกฎหมายกับแผนการยุติงาน หากข้อเท็จจริงมีข้อพิพาทหรือผลกระทบมีนัยสำคัญ ควรขอคำแนะนำทางกฎหมายก่อนส่ง