Apakah Dokumen Bertanda Tangan Elektronik Perlu Dinotariskan pada 2026?

Jika Anda sudah menandatangani dokumen secara elektronik, Anda mungkin mengira proses penandatanganan telah selesai. Namun, bank, pengadilan, perusahaan hak atas tanah, atau kantor pemerintah kemudian meminta “salinan yang telah dinotariskan”, sehingga Anda bingung apakah harus menandatangani semuanya lagi.

Jawaban singkatnya: tanda tangan elektronik dan notaris menyelesaikan masalah hukum yang berbeda. Tanda tangan elektronik biasanya mengonfirmasi bahwa seseorang menyetujui suatu dokumen. Notaris umumnya memverifikasi identitas, menyaksikan penandatanganan atau pengakuan tanda tangan, serta melengkapi sertifikat kenotariatan resmi. Dalam beberapa situasi, tanda tangan elektronik sudah cukup. Namun, hukum atau institusi penerima terkadang mensyaratkan keduanya.

Panduan ini menjelaskan cara membedakannya, apa yang harus dilakukan jika Anda sudah menandatangani dokumen secara elektronik, serta cara mencegah dokumen yang sebenarnya sah ditolak.

Jawaban Singkat: Biasanya Tidak, tetapi Tidak Selalu

Untuk kontrak bisnis biasa, perjanjian jual beli, dokumen ketenagakerjaan, perjanjian vendor, proposal, dan formulir persetujuan, tanda tangan elektronik yang dibuat dengan benar sering kali sudah sah secara hukum. Di Amerika Serikat, hukum federal umumnya melarang penolakan kontrak atau tanda tangan hanya karena dibuat secara elektronik. Banyak negara bagian juga memiliki undang-undang transaksi elektronik yang didasarkan pada Uniform Electronic Transactions Act.

Namun, bukan berarti semua dokumen dapat ditandatangani secara elektronik tanpa formalitas tambahan.

Cara sederhana untuk memahami persoalan ini:

• Tanda tangan elektronik menjawab: “Apakah orang ini menandatangani atau menyetujui dokumen tersebut?”
• Notaris menjawab: “Apakah orang ini telah diidentifikasi dengan benar, dan apakah ia mengakui atau menandatangani dokumen dalam formalitas yang diwajibkan?”
• Kantor penerima menjawab: “Apakah dokumen ini memenuhi aturan pengajuan khusus kami?”

Pertanyaan-pertanyaan tersebut saling berkaitan, tetapi tidak dapat saling menggantikan.

Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, yang umum disebut E-SIGN Act, mengakui tanda tangan dan catatan elektronik dalam banyak transaksi. Undang-undang ini juga menyatakan bahwa tanda tangan elektronik dari orang yang berwenang dapat memenuhi persyaratan notaris atau pengakuan tanda tangan tertentu apabila hukum yang berlaku mengizinkannya dan seluruh informasi kenotariatan yang diwajibkan dicantumkan. Namun, E-SIGN tidak menghapus semua pengecualian atau memaksa setiap bank, pengadilan, kantor pencatatan, lembaga, atau organisasi swasta untuk menerima catatan elektronik dalam semua situasi.

Undang-undang tersebut juga tidak menjadikan tanda tangan elektronik biasa setara dengan tindakan kenotariatan. Jika Anda mengeklik “Tanda Tangani”, mengetik nama, atau menempelkan gambar tanda tangan, dokumen itu tidak otomatis menjadi dokumen yang telah dinotariskan.

Aturan praktisnya sederhana: jika dokumen tersebut tidak memerlukan notaris dan penerima menerima catatan elektronik, tanda tangan elektronik Anda mungkin sudah cukup. Namun, jika dokumen, transaksi, yurisdiksi, atau penerima mensyaratkan sertifikat kenotariatan, Anda juga harus menjalani proses notaris.

Apa yang Dibuktikan Tanda Tangan Elektronik—dan Apa yang Dibuktikan Notaris

Kebingungan biasanya muncul karena orang menganggap “tanda tangan”, “autentikasi”, dan “notaris” sebagai hal yang sama. Padahal, ketiganya berbeda.

Tanda tangan elektronik dapat berbentuk:

• Mengetik nama ke dalam kolom tanda tangan
• Menggambar tanda tangan dengan mouse atau layar sentuh
• Mengeklik tombol persetujuan
• Menempelkan gambar tanda tangan yang tersimpan
• Menggunakan tanda tangan digital berbasis sertifikat
• Menandatangani melalui platform yang mencatat identitas dan persetujuan

Kekuatan hukum tanda tangan elektronik bergantung pada bukti pendukungnya. Proses penandatanganan yang kuat biasanya menunjukkan siapa yang menerima dokumen, versi dokumen yang ditinjau, apakah orang tersebut memang bermaksud menandatangani, kapan dokumen ditandatangani, dan apakah dokumen berubah setelahnya.

Tindakan kenotariatan memiliki tujuan yang berbeda. Bergantung pada yurisdiksi dan jenis tindakannya, notaris dapat:

• Memeriksa dokumen identitas
• Memastikan penanda tangan hadir
• Menilai bahwa penanda tangan bersedia dan sadar
• Menyaksikan penanda tangan menandatangani dokumen
• Mengambil pengakuan bahwa penanda tangan sebelumnya telah menandatangani dokumen
• Mengucapkan sumpah atau menerima penegasan
• Melengkapi sertifikat kenotariatan
• Mencatat tindakan tersebut dalam jurnal
• Membubuhkan cap atau stempel notaris elektronik

Notaris biasanya tidak menentukan apakah kontrak tersebut adil, apakah penanda tangan memahami setiap ketentuan bisnis, atau apakah transaksi yang mendasarinya layak secara hukum. Peran notaris lebih terbatas dan bersifat formal.

Sebagai contoh, perjanjian konsultasi yang ditandatangani secara elektronik mungkin memiliki jejak audit yang andal, yang menunjukkan bahwa konsultan menandatanganinya pada pukul 14.14 melalui akun email terverifikasi. Bukti tersebut dapat membantu membuktikan bahwa dokumen telah ditandatangani. Namun, jika dokumen itu berupa affidavit yang harus diikrarkan di hadapan notaris, jejak audit tersebut tidak menggantikan sumpah dan sertifikat kenotariatan.

Jejak audit tanda tangan elektronik AiDocX, termasuk stempel waktu, alamat IP, dan hash sertifikat, merupakan bukti yang berguna untuk banyak kontrak sehari-hari. Jejak tersebut membantu menjaga keutuhan dokumen yang telah ditandatangani dan menunjukkan apakah berkas telah diubah. Namun, jejak audit tidak boleh disebut sebagai notaris dan tidak menghapus persyaratan hukum terpisah untuk menggunakan notaris.

Kapan Dokumen Bertanda Tangan Elektronik Biasanya Sudah Cukup

Tanda tangan elektronik biasanya cukup jika semua kondisi berikut terpenuhi:

1. Dokumen tersebut merupakan kontrak biasa atau catatan bisnis.
2. Tidak ada undang-undang, peraturan, aturan pengadilan, ketentuan pemberi pinjaman, atau petunjuk pengajuan yang mewajibkan notaris.
3. Para pihak secara tegas atau tersirat menyetujui transaksi secara elektronik.
4. Proses penandatanganan mengidentifikasi penanda tangan dan mencatat maksudnya.
5. Dokumen final disimpan dalam bentuk yang andal dan tidak berubah.
6. Pihak penerima menerima format elektronik.

Contoh umumnya meliputi:

• Perjanjian kontraktor independen
• Perjanjian langganan perangkat lunak
• Perjanjian kerahasiaan
• Kontrak pemasaran dan konsultasi
• Pesanan pembelian
• Proposal penjualan
• Perjanjian vendor
• Surat penawaran kerja
• Pernyataan penerimaan kebijakan internal
• Formulir persetujuan pelanggan
• Perubahan rutin perjanjian sewa, jika hukum setempat dan pemilik properti mengizinkan pelaksanaan secara elektronik
• Perjanjian penyelesaian sengketa, kecuali pengadilan atau lembaga tertentu mensyaratkan formalitas tambahan

Bahkan untuk dokumen-dokumen tersebut, “elektronik” tidak berarti “otomatis dapat diberlakukan”. Salah satu pihak tetap dapat mempermasalahkan kewenangan, penipuan, paksaan, ketidakcakapan hukum, penggunaan versi dokumen yang keliru, atau apakah penanda tangan memang bermaksud terikat.

Karena itu, penyimpanan dokumen sangat penting. Simpan PDF lengkap yang telah ditandatangani, sertifikat penyelesaian, riwayat audit, catatan pengiriman, dan informasi verifikasi identitas yang terkait dengan transaksi. Jangan hanya menyimpan tangkapan layar tanda tangan. Tangkapan layar mungkin menunjukkan tampilan tanda tangan, tetapi biasanya tidak menyimpan seluruh bukti yang berkaitan dengan peristiwa penandatanganan.

Sebelum mengandalkan perjanjian bertanda tangan elektronik, periksa empat hal praktis berikut:

• Apakah orang yang tepat menandatangani atas nama perusahaan?
• Apakah semua pihak yang diwajibkan menandatangani versi final yang sama?
• Apakah catatan audit menghubungkan setiap penanda tangan dengan dokumen tersebut?
• Apakah berkas disimpan di tempat yang dapat Anda akses kembali nanti?

Proses yang rapi dapat mencegah banyak sengketa sebelum berkembang menjadi masalah hukum.

Dokumen yang Umumnya Masih Memerlukan Notaris

Dokumen tertentu lebih mungkin memerlukan notaris karena hukum menganggapnya berisiko tinggi, bersifat formal, atau berkaitan dengan catatan publik. Persyaratannya berbeda-beda menurut negara bagian, negara, jenis dokumen, dan tujuan penggunaannya. Karena itu, daftar ini hanya untuk penyaringan awal—bukan pengganti pemeriksaan terhadap aturan yang berlaku.

Akta properti dan dokumen pencatatan

Akta, easement tertentu, affidavit terkait hak atas tanah, serta instrumen lain yang dimaksudkan untuk dicatat sering kali memerlukan pengakuan tanda tangan di hadapan notaris. Kantor pencatatan daerah juga dapat menetapkan aturan teknis mengenai margin, format, dokumen asli, pencatatan elektronik, atau bahasa kenotariatan yang disetujui.

Tanda tangan elektronik mungkin diterima jika dokumen dibuat melalui proses pencatatan elektronik atau e-notarisasi yang berwenang. Tanda tangan elektronik biasa pada PDF mungkin tidak memenuhi persyaratan kantor pencatatan.

Perusahaan hak atas tanah, pengacara properti, atau kantor pencatatan daerah dapat memberi tahu apakah dokumen tertentu harus dinotariskan dan apakah notarisasi daring jarak jauh diterima.

Surat kuasa

Banyak yurisdiksi menetapkan aturan khusus untuk membuat surat kuasa. Persyaratan tersebut dapat mencakup notaris, saksi, bahasa yang ditentukan undang-undang, atau ketiganya. Lembaga keuangan juga mungkin memiliki proses pemeriksaan sendiri.

Meskipun surat kuasa sah secara hukum tanpa notaris, bank mungkin menolak menggunakannya sampai persyaratan internal mereka terpenuhi. Mintalah formulir atau daftar persyaratan penerimaan terbaru dari lembaga tersebut sebelum menandatangani.

Affidavit dan pernyataan bersumpah

Affidavit umumnya dimaksudkan untuk diikrarkan atau ditegaskan kebenarannya. Tindakan pentingnya bukan hanya menandatangani pernyataan tertulis, melainkan mengucapkan sumpah atau penegasan di hadapan pejabat yang berwenang.

Jika Anda menandatangani affidavit secara elektronik tanpa hadir di hadapan notaris atau pejabat berwenang lainnya, Anda mungkin telah menandatangani pernyataan, tetapi kemungkinan belum menyelesaikan jurat yang diwajibkan. Jangan menganggap bahwa menambahkan cap notaris kemudian akan memperbaiki semua masalah. Notaris mungkin perlu mengucapkan sumpah dan meminta Anda menandatangani atau mengakui kembali dokumen tersebut di hadapannya.

Dokumen perencanaan warisan

Wasiat, perwalian, codicil, arahan perawatan kesehatan, dan dokumen warisan terkait memiliki aturan yang sangat bergantung pada yurisdiksi. Beberapa yurisdiksi mengizinkan wasiat elektronik atau penyaksian jarak jauh dalam kondisi tertentu. Yurisdiksi lain masih mensyaratkan dokumen kertas, saksi, kehadiran langsung, atau notaris.

Platform tanda tangan elektronik standar tidak otomatis merupakan platform wasiat elektronik. Jangan menggunakan alur penandatanganan kontrak biasa untuk wasiat kecuali profesional perencanaan warisan telah memastikan bahwa proses tersebut mematuhi hukum setempat.

Pernyataan dan pengajuan ke pengadilan

Pengadilan menetapkan aturan pengajuannya sendiri. Beberapa pengadilan federal menganggap login dan kata sandi pengaju, bersama blok tanda tangan atau notasi “/s/”, sebagai tanda tangan pengaju. Dokumen lain—terutama affidavit, pernyataan, dokumen kepailitan, atau dokumen yang ditandatangani pihak ketiga—mungkin mengharuskan tanda tangan asli disimpan, pernyataan yang telah dinotariskan, atau pernyataan di bawah ancaman hukuman atas kesaksian palsu.

Sistem pengajuan elektronik pengadilan mungkin menerima PDF tanpa notaris, sementara dokumen yang mendasarinya tetap secara hukum memerlukan bentuk pelaksanaan tertentu. Diterimanya unggahan oleh portal belum tentu berarti dokumen tersebut telah memenuhi semua persyaratan hukum.

Formulir imigrasi, perizinan, dan pemerintah

Lembaga pemerintah sering menerbitkan petunjuknya sendiri. Sebuah formulir mungkin memerlukan:

• Tanda tangan tulisan tangan
• Salinan tersertifikasi
• Tanda tangan yang telah dinotariskan
• Pernyataan bersumpah
• Dokumen asli
• Metode tanda tangan elektronik tertentu
• Tanda tangan dari perwakilan yang berwenang
• Langkah verifikasi identitas terpisah

Jika lembaga meminta salinan yang telah dinotariskan, pastikan apakah yang diminta adalah tanda tangan yang dinotariskan, sertifikasi salinan sesuai aslinya, atau keduanya. Ketiganya merupakan layanan yang berbeda.

Apa yang Harus Dilakukan Saat Seseorang Meminta Salinan yang “Telah Dinotariskan”

Jangan langsung mencetak dokumen bertanda tangan elektronik lalu meminta notaris membubuhkan cap. Pertama-tama, tentukan apa sebenarnya yang dimaksud oleh pihak peminta.

Ajukan pertanyaan berikut:

1. Dokumen atau halaman mana yang tepatnya harus dinotariskan?
2. Apakah penanda tangan harus menandatangani dokumen di hadapan notaris?
3. Apakah pengakuan atas tanda tangan yang dibuat sebelumnya dapat diterima?
4. Apakah notaris perlu mengucapkan sumpah?
5. Apakah notarisasi daring jarak jauh diterima?
6. Apakah yang diperlukan adalah salinan tersertifikasi, bukan tanda tangan yang dinotariskan?
7. Apakah dokumen harus dicatat, diberi apostille, atau dilegalisasi?
8. Apakah ada formulir resmi yang wajib digunakan?
9. Apakah kantor tersebut menerima notarisasi elektronik?
10. Apakah ada batas waktu atau masa berlaku?

Pilihan kata sangat penting. “Mohon berikan salinan yang telah dinotariskan” dapat berarti beberapa hal:

• Salinan dokumen yang disertifikasi sebagai salinan sesuai aslinya
• Tanda tangan yang diakui di hadapan notaris
• Pernyataan bersumpah dengan jurat
• Sertifikasi notaris yang dilampirkan pada salinan
• Dokumen yang dibuat melalui proses notaris elektronik yang disetujui

Mintalah persyaratan tersebut secara tertulis, sebaiknya disertai tautan ke petunjuk resmi atau rujukan ke formulir yang berlaku. Ungkapan informal dari pegawai bank mungkin tidak secara tepat menjelaskan aturan yang sebenarnya.

Jika kantor memberikan formulir, gunakan formulir tersebut. Menandatangani ulang dokumen lama dapat menimbulkan ketidaksesuaian, terutama jika tanggal, lampiran, nomor halaman, atau blok tanda tangan telah berubah.

Bisakah Dokumen Dinotariskan Setelah Ditandatangani secara Elektronik?

Sering kali bisa—tetapi proses yang benar bergantung pada jenis tindakan kenotariatan yang diperlukan.

Pengakuan tanda tangan umumnya berarti penanda tangan mengonfirmasi kepada notaris bahwa tanda tangan tersebut miliknya dan dibuat secara sukarela. Di beberapa yurisdiksi, seseorang dapat mengakui tanda tangan yang sebelumnya telah dibubuhkan pada dokumen. Di yurisdiksi lain, lembaga penerima mungkin mengharuskan penanda tangan menandatangani ulang di hadapan notaris.

Jurat berbeda. Biasanya, penanda tangan harus menandatangani di hadapan notaris dan bersumpah atau menegaskan bahwa isi dokumen tersebut benar. Jika dokumen Anda memerlukan jurat, sekadar menunjukkan berkas yang sebelumnya telah ditandatangani secara elektronik kepada notaris mungkin tidak cukup.

Proses yang aman:

1. Dapatkan persyaratan pasti dari pihak penerima.
2. Pastikan apakah diperlukan bahasa pengakuan tanda tangan atau jurat.
3. Tanyakan kepada notaris apakah tanda tangan elektronik sebelumnya dapat diakui.
4. Bawa dokumen lengkap dan identitas yang masih berlaku.
5. Jangan mengubah dokumen setelah dinotariskan.
6. Simpan versi yang telah dinotariskan dan catatan audit tanda tangan elektronik asli.
7. Kirimkan format yang diminta oleh penerima.

Jangan meminta notaris memundurkan tanggal tindakan, mengesahkan fakta di luar kewenangannya, atau membubuhkan cap pada dokumen kosong atau tidak lengkap. Notaris dapat menolak dokumen yang halamannya kurang, memiliki bagian kosong, memuat tanggal yang bertentangan, atau tidak mencantumkan kata-kata sertifikat yang diwajibkan hukum.

Jika dokumen telah ditandatangani oleh beberapa orang, setiap penanda tangan mungkin harus hadir atau menyelesaikan pengakuan terpisah. Notaris biasanya tidak dapat mengautentikasi identitas atau maksud penanda tangan yang tidak hadir hanya berdasarkan jejak audit elektronik.

Kesalahan Umum yang Menyebabkan Penolakan

Sebagian besar masalah pengajuan bersifat prosedural, bukan sesuatu yang dramatis. Hindari kesalahan berikut:

Menganggap jejak audit sama dengan notaris

Stempel waktu, alamat IP, pemeriksaan identitas, atau hash sertifikat dapat mendukung keaslian tanda tangan elektronik. Namun, semua itu tidak otomatis membuktikan bahwa notaris telah mengidentifikasi penanda tangan, mengucapkan sumpah, atau melengkapi sertifikat kenotariatan.

Mencetak dokumen elektronik lalu menyebutnya sebagai dokumen asli

Salinan cetak dokumen bertanda tangan elektronik mungkin dapat diterima, tetapi mungkin tidak menyimpan bukti elektronik atau memenuhi aturan yang mengharuskan tanda tangan asli di atas kertas. Tanyakan apakah penerima menginginkan catatan elektronik asli, salinan cetak, atau salinan tersertifikasi.

Menotariskan tanda tangan yang keliru

Pihak peminta mungkin memerlukan sertifikasi yang dinotariskan, pengakuan tanda tangan yang dinotariskan, atau pernyataan bersumpah. Membubuhkan cap notaris pada halaman tanda tangan tanpa memahami tindakan yang dibutuhkan dapat menghasilkan dokumen yang tetap gagal dalam pemeriksaan.

Mengubah dokumen setelah ditandatangani

Menambahkan halaman, mengganti lampiran, memperbaiki tanggal, atau mengedit klausul setelah penandatanganan dapat membatalkan bukti tanda tangan atau menimbulkan ketidaksesuaian dengan sertifikat audit. Jika diperlukan perubahan material, buat versi final baru dan minta pihak-pihak yang diwajibkan menandatanganinya kembali.

Mengandalkan notaris dari yurisdiksi yang keliru

Kewenangan notaris bersifat teritorial. Komisi, izin notarisasi jarak jauh, cap, dan bahasa sertifikat seorang notaris mungkin tidak diterima di tempat dokumen akan diajukan atau digunakan. Transaksi lintas negara juga mungkin memerlukan apostille, legalisasi konsuler, terjemahan tersertifikasi, atau autentikasi tambahan.

Mengabaikan kebijakan internal penerima

Dokumen dapat sah secara hukum tetapi tetap ditolak oleh bank atau lembaga yang menerapkan kebijakan internal lebih ketat. Hal ini tidak selalu berarti kontrak tersebut batal. Artinya, Anda perlu menyediakan format yang dapat diproses oleh organisasi tersebut sesuai kewenangannya.

Menunggu sampai batas waktu

Janji temu dengan notaris, notarisasi jarak jauh, pengiriman kurir, kantor pencatatan, dan pemeriksaan lembaga semuanya membutuhkan waktu. Selesaikan persyaratan tersebut sebelum hari terakhir pengajuan.

Daftar Periksa Pengajuan Praktis

Gunakan daftar periksa ini sebelum mengirim dokumen bertanda tangan elektronik kepada bank, pengadilan, kantor pencatatan, atau lembaga pemerintah:

• Identifikasi dokumen yang tepat yang diminta.
• Tanyakan apakah notaris diwajibkan secara hukum atau hanya merupakan kebijakan internal.
• Pastikan apakah yang diperlukan adalah pengakuan tanda tangan atau jurat.
• Tanyakan apakah notarisasi elektronik diterima.
• Pastikan apakah semua penanda tangan harus hadir.
• Periksa persyaratan saksi.
• Verifikasi formulir dan kata-kata sertifikat yang diwajibkan.
• Pastikan apakah salinan tersertifikasi juga diperlukan.
• Periksa persyaratan pencatatan, apostille, atau terjemahan.
• Simpan PDF final yang telah ditandatangani dan jejak auditnya.
• Jangan mengedit dokumen setelah penandatanganan.
• Kirimkan format yang diminta secara tepat.
• Simpan bukti pengiriman dan penerimaan.

Untuk kontrak rutin, simpan paket penandatanganan lengkap, bukan hanya halaman terakhir. Paket tersebut harus mencakup dokumen yang telah ditandatangani, sertifikat penyelesaian, riwayat audit, catatan pengiriman, detail autentikasi penanda tangan, serta catatan versi atau persetujuan.

Intinya untuk 2026

Tanda tangan elektronik tidak otomatis menggantikan notaris. Tanda tangan elektronik biasanya menggantikan kebutuhan akan tanda tangan tulisan tangan pada perjanjian biasa, tetapi notaris merupakan formalitas terpisah yang mungkin tetap diwajibkan untuk akta properti, surat kuasa, affidavit, dokumen warisan, dokumen pengadilan tertentu, dan pengajuan kepada pemerintah.

Jika penerima meminta salinan yang telah dinotariskan, jangan menebak. Tanyakan tindakan apa yang diperlukan, versi mana yang mereka terima, apakah notarisasi daring jarak jauh diperbolehkan, dan apakah mereka mensyaratkan formulir resmi. Kemudian, simpan dokumen yang telah dinotariskan bersama bukti penandatanganan elektronik asli.

Untuk kontrak sehari-hari, alur tanda tangan elektronik yang andal dengan jejak audit yang jelas dapat memberikan bukti kuat mengenai identitas, maksud, waktu, dan keutuhan dokumen tanpa notarisasi yang tidak diperlukan. Untuk dokumen yang berkaitan dengan catatan publik, pernyataan bersumpah, properti, kewenangan atas orang lain, atau hak warisan, pastikan aturannya sebelum menandatangani.

Jika Anda menggunakan AiDocX, simpan dokumen yang telah selesai bersama jejak auditnya agar Anda dapat segera memberikan informasi waktu, alamat IP, dan hash sertifikat ketika pemeriksa menanyakan bagaimana dokumen tersebut ditandatangani. Jika transaksi memerlukan lebih dari sekadar tanda tangan elektronik, gunakan panduan ini untuk mengidentifikasi langkah kenotariatan atau pengajuan tambahan sebelum mengirimkan dokumen.