เอกสารที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องรับรองโดยโนตารีในปี 2026 หรือไม่?

หากคุณเซ็นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์เรียบร้อยแล้ว คุณอาจคิดว่ากระบวนการเซ็นเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นธนาคาร ศาล บริษัทประกันกรรมสิทธิ์ หรือหน่วยงานราชการกลับขอ “สำเนาที่รับรองโดยโนตารี” ทำให้คุณไม่แน่ใจว่าจะต้องเซ็นเอกสารทั้งหมดใหม่หรือไม่

คำตอบสั้น ๆ คือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการรับรองโดยโนตารีใช้แก้ปัญหาทางกฎหมายคนละเรื่องกัน โดยทั่วไปลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยืนยันว่าบุคคลหนึ่งยอมรับเอกสาร ส่วนโนตารีมักตรวจสอบตัวตน เป็นพยานในการเซ็นหรือการรับรองลายเซ็น และจัดทำใบรับรองการรับรองโดยโนตารีอย่างเป็นทางการ บางกรณีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็เพียงพอ แต่บางกรณีกฎหมายหรือหน่วยงานผู้รับกำหนดให้ต้องมีทั้งสองอย่าง

คู่มือนี้อธิบายวิธีแยกความแตกต่าง สิ่งที่ควรทำหากคุณเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปแล้ว และวิธีป้องกันไม่ให้เอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายถูกปฏิเสธ

คำตอบสั้น ๆ: โดยทั่วไปไม่ต้อง แต่ก็ไม่เสมอไป

สำหรับสัญญาทางธุรกิจทั่วไป ข้อตกลงซื้อขาย เอกสารการจ้างงาน ข้อตกลงกับผู้ขาย ข้อเสนอ และแบบฟอร์มยินยอม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำอย่างถูกต้องมักมีผลตามกฎหมายเพียงพอ ในสหรัฐอเมริกา โดยทั่วไปกฎหมายของรัฐบาลกลางไม่อนุญาตให้ปฏิเสธสัญญาหรือลายเซ็นเพียงเพราะอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หลายรัฐยังมีกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่อิงตาม Uniform Electronic Transactions Act

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าเอกสารทุกประเภทจะเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยไม่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม

วิธีคิดที่เป็นประโยชน์คือ:

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตอบคำถามว่า “บุคคลนี้เซ็นหรือยอมรับเอกสารนี้หรือไม่?”
• โนตารีตอบคำถามว่า “บุคคลนี้ได้รับการยืนยันตัวตนอย่างถูกต้อง และรับรองหรือจัดทำเอกสารนี้ในรูปแบบที่เป็นทางการตามกำหนดหรือไม่?”
• สำนักงานรับยื่นตอบคำถามว่า “เอกสารนี้เป็นไปตามกฎการยื่นของเราโดยเฉพาะหรือไม่?”

คำถามเหล่านี้เกี่ยวข้องกัน แต่ใช้แทนกันไม่ได้

กฎหมาย Electronic Signatures in Global and National Commerce Act ของรัฐบาลกลาง หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า E-SIGN Act รับรองลายเซ็นและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการทำธุรกรรมหลายประเภท กฎหมายยังระบุว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลที่ได้รับอนุญาตอาจเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการเกี่ยวกับการรับรองโดยโนตารีหรือการรับรองลายเซ็นได้ เมื่อกฎหมายที่เกี่ยวข้องอนุญาตและมีข้อมูลการรับรองโดยโนตารีครบถ้วน อย่างไรก็ตาม E-SIGN ไม่ได้ยกเลิกข้อยกเว้นทั้งหมด และไม่ได้บังคับให้ธนาคาร ศาล สำนักงานบันทึกเอกสาร หน่วยงาน หรือองค์กรเอกชนทุกแห่งต้องรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทุกกรณี

กฎหมายดังกล่าวยังไม่ได้ทำให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปมีสถานะเทียบเท่ากับการกระทำของโนตารี หากคุณคลิก “เซ็น” พิมพ์ชื่อ หรือใส่ภาพลายเซ็น นั่นไม่ได้หมายความว่าเอกสารได้รับการรับรองโดยโนตารีโดยอัตโนมัติ

หลักปฏิบัติง่าย ๆ คือ หากเอกสารนั้นไม่จำเป็นต้องรับรองโดยโนตารี และผู้รับยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณอาจเพียงพอ แต่หากเอกสาร ธุรกรรม เขตอำนาจศาล หรือผู้รับกำหนดให้ต้องมีใบรับรองโดยโนตารี คุณก็ต้องดำเนินการผ่านโนตารีเพิ่มเติม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พิสูจน์อะไร—และโนตารีพิสูจน์อะไร

ความสับสนมักเริ่มขึ้นเมื่อผู้คนใช้คำว่า “ลายเซ็น” “การยืนยันตัวตน” และ “การรับรองโดยโนตารี” แทนกัน ทั้งที่ความหมายไม่เหมือนกัน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีได้หลายรูปแบบ:

• พิมพ์ชื่อในช่องลายเซ็น
• วาดลายเซ็นด้วยเมาส์หรือหน้าจอสัมผัส
• คลิกปุ่มยอมรับข้อตกลง
• ใส่ภาพลายเซ็นที่บันทึกไว้
• ใช้ลายเซ็นดิจิทัลที่อาศัยใบรับรอง
• เซ็นผ่านแพลตฟอร์มที่บันทึกตัวตนและความยินยอม

ความน่าเชื่อถือทางกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับหลักฐานแวดล้อม กระบวนการเซ็นที่รัดกุมมักแสดงให้เห็นว่าใครได้รับเอกสาร ผู้เซ็นตรวจสอบเอกสารฉบับใด ผู้เซ็นมีเจตนาจะเซ็นหรือไม่ เซ็นเมื่อใด และเอกสารถูกแก้ไขภายหลังหรือไม่

การกระทำของโนตารีมีวัตถุประสงค์แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาลและประเภทการรับรอง โนตารีอาจ:

• ตรวจสอบเอกสารประจำตัว
• ยืนยันว่าผู้เซ็นอยู่ต่อหน้า
• พิจารณาว่าผู้เซ็นเต็มใจและมีสติรับรู้
• เฝ้าดูผู้เซ็นลงลายมือชื่อในเอกสาร
• รับรองว่าผู้เซ็นเคยลงลายมือชื่อไว้แล้ว
• ดำเนินการสาบานหรือให้คำยืนยัน
• จัดทำใบรับรองโดยโนตารี
• บันทึกการดำเนินการไว้ในสมุดบันทึก
• ประทับตราหรือประทับตราโนตารีอิเล็กทรอนิกส์

โดยปกติโนตารีไม่ได้ตัดสินว่าสัญญาเป็นธรรมหรือไม่ ผู้เซ็นเข้าใจเงื่อนไขทางธุรกิจทุกข้อหรือไม่ หรือธุรกรรมพื้นฐานเหมาะสมตามกฎหมายหรือไม่ บทบาทของโนตารีมีขอบเขตแคบกว่าและเป็นทางการ

ตัวอย่างเช่น ข้อตกลงว่าจ้างที่ปรึกษาซึ่งเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อาจมีประวัติการตรวจสอบที่น่าเชื่อถือ แสดงว่าที่ปรึกษาเซ็นเมื่อเวลา 14:14 น. จากบัญชีอีเมลที่ได้รับการยืนยัน หลักฐานนี้ช่วยพิสูจน์การลงนามได้ แต่หากเอกสารเป็นคำให้การที่ต้องสาบานต่อหน้าโนตารี ประวัติการตรวจสอบก็ไม่สามารถแทนที่คำสาบานและใบรับรองโดยโนตารีได้

ประวัติการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ AiDocX ซึ่งรวมถึงเวลา ที่อยู่ IP และแฮชของใบรับรอง เป็นหลักฐานที่มีประโยชน์สำหรับสัญญาทั่วไปจำนวนมาก ช่วยรักษาเอกสารที่เซ็นแล้วและแสดงว่าไฟล์ถูกแก้ไขหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรอธิบายว่าหลักฐานนี้คือการรับรองโดยโนตารี และไม่ได้ยกเลิกข้อกำหนดทางกฎหมายแยกต่างหากเกี่ยวกับโนตารี

เมื่อใดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มักเพียงพอ

โดยทั่วไปลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพียงพอเมื่อเงื่อนไขทั้งหมดต่อไปนี้เป็นจริง:

1. เอกสารเป็นสัญญาทั่วไปหรือบันทึกทางธุรกิจ
2. ไม่มีกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับศาล กฎของผู้ให้กู้ หรือคำแนะนำในการยื่นที่กำหนดให้ต้องรับรองโดยโนตารี
3. คู่สัญญาตกลง ไม่ว่าจะโดยชัดแจ้งหรือโดยปริยาย ว่าจะทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
4. กระบวนการเซ็นระบุตัวผู้เซ็นและบันทึกเจตนาของผู้เซ็น
5. เอกสารฉบับสุดท้ายได้รับการเก็บรักษาในรูปแบบที่น่าเชื่อถือและไม่ถูกแก้ไข
6. ฝ่ายผู้รับยอมรับรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• ข้อตกลงผู้รับจ้างอิสระ
• ข้อตกลงสมัครใช้บริการซอฟต์แวร์
• ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล
• สัญญาการตลาดและที่ปรึกษา
• ใบสั่งซื้อ
• ข้อเสนอการขาย
• ข้อตกลงกับผู้ขาย
• หนังสือเสนอการจ้างงาน
• แบบรับทราบนโยบายภายใน
• แบบฟอร์มยินยอมของลูกค้า
• การแก้ไขสัญญาเช่าทั่วไป หากกฎหมายท้องถิ่นและผู้ให้เช่าอนุญาตให้ดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์
• ข้อตกลงยุติข้อพิพาท เว้นแต่ศาลหรือหน่วยงานเฉพาะจะกำหนดขั้นตอนเพิ่มเติม

แม้แต่เอกสารเหล่านี้ คำว่า “อิเล็กทรอนิกส์” ก็ไม่ได้หมายความว่าจะบังคับใช้ได้โดยอัตโนมัติ คู่สัญญายังคงอาจโต้แย้งเรื่องอำนาจ การฉ้อโกง การบังคับขู่เข็ญ ความสามารถตามกฎหมาย เอกสารฉบับที่ไม่ถูกต้อง หรือเจตนาของผู้เซ็นว่าจะผูกพันตนหรือไม่

ด้วยเหตุนี้ การเก็บรักษาเอกสารจึงสำคัญ ควรเก็บ PDF ฉบับสมบูรณ์ที่เซ็นแล้ว ใบรับรองการเสร็จสิ้น ประวัติการตรวจสอบ บันทึกการส่ง และข้อมูลยืนยันตัวตนที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม อย่าเก็บเพียงภาพหน้าจอลายเซ็น เพราะภาพหน้าจออาจแสดงรูปลายเซ็น แต่โดยทั่วไปไม่เก็บรักษาหลักฐานทั้งหมดที่แวดล้อมเหตุการณ์การเซ็น

ก่อนพึ่งพาข้อตกลงที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ให้ตรวจสอบรายละเอียดสำคัญสี่ข้อ:

• บุคคลที่ถูกต้องเป็นผู้เซ็นแทนบริษัทหรือไม่?
• คู่สัญญาที่จำเป็นทุกคนเซ็นเอกสารฉบับสุดท้ายเดียวกันหรือไม่?
• ประวัติการตรวจสอบเชื่อมโยงผู้เซ็นแต่ละคนกับเอกสารหรือไม่?
• ไฟล์ถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่คุณสามารถเรียกดูภายหลังได้หรือไม่?

กระบวนการที่เป็นระเบียบช่วยป้องกันข้อพิพาทจำนวนมากก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาทางกฎหมาย

เอกสารที่มักยังต้องรับรองโดยโนตารี

เอกสารบางประเภทมีแนวโน้มต้องรับรองโดยโนตารีมากกว่า เพราะกฎหมายถือว่าเป็นเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง เป็นทางการ หรือเกี่ยวข้องกับบันทึกสาธารณะ ข้อกำหนดแตกต่างกันไปตามรัฐ ประเทศ ประเภทเอกสาร และวัตถุประสงค์การใช้งาน ดังนั้นรายการนี้เป็นเพียงแนวทางคัดกรอง ไม่ใช่สิ่งทดแทนการตรวจสอบกฎที่ใช้บังคับ

โฉนดอสังหาริมทรัพย์และเอกสารสำหรับบันทึก

โฉนด สิทธิผ่านทางบางประเภท คำให้การที่เกี่ยวข้องกับกรรมสิทธิ์ และเอกสารอื่นที่ต้องการบันทึกไว้มักต้องรับรองลายเซ็นต่อหน้าโนตารี สำนักงานบันทึกเอกสารประจำเทศมณฑลอาจกำหนดกฎทางเทคนิคเกี่ยวกับระยะขอบ รูปแบบ เอกสารต้นฉบับ การบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือถ้อยคำรับรองโดยโนตารีที่อนุมัติ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อาจได้รับการยอมรับ หากเอกสารถูกจัดทำผ่านกระบวนการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการรับรองโดยโนตารีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับอนุญาต ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปบน PDF อาจไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของสำนักงานบันทึกเอกสาร

บริษัทประกันกรรมสิทธิ์ ทนายความด้านอสังหาริมทรัพย์ หรือสำนักงานบันทึกเอกสารประจำเทศมณฑลสามารถแจ้งได้ว่าเอกสารเฉพาะนั้นต้องรับรองโดยโนตารีหรือไม่ และยอมรับการรับรองโดยโนตารีทางไกลหรือไม่

หนังสือมอบอำนาจ

หลายเขตอำนาจศาลกำหนดกฎพิเศษสำหรับการจัดทำหนังสือมอบอำนาจ ซึ่งอาจรวมถึงการรับรองโดยโนตารี พยาน ถ้อยคำตามกฎหมายที่กำหนด หรือทั้งหมดที่กล่าวมา สถาบันการเงินอาจมีกระบวนการตรวจสอบของตนเองด้วย

แม้หนังสือมอบอำนาจจะมีผลตามกฎหมายได้โดยไม่ต้องมีโนตารี ธนาคารก็อาจปฏิเสธการใช้อำนาจดังกล่าวจนกว่าจะเป็นไปตามข้อกำหนดภายใน ขอแบบฟอร์มหรือเช็กลิสต์การรับเอกสารฉบับปัจจุบันจากสถาบันก่อนเซ็น

คำให้การและถ้อยแถลงภายใต้คำสาบาน

โดยทั่วไปคำให้การมีวัตถุประสงค์ให้ผู้จัดทำสาบานหรือให้คำยืนยัน ประเด็นสำคัญไม่ใช่เพียงการเซ็นข้อความที่เขียนไว้ แต่คือการกล่าวคำสาบานหรือให้คำยืนยันต่อหน้าเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ

หากคุณเซ็นคำให้การอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ได้ปรากฏตัวต่อหน้าโนตารีหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ คุณอาจได้เซ็นข้อความไว้แล้ว แต่มีแนวโน้มว่ายังไม่ได้ดำเนินการตามขั้นตอน jurat ที่กำหนด อย่าคิดว่าการเพิ่มตราโนตารีภายหลังจะแก้ปัญหาได้ทุกกรณี โนตารีอาจต้องดำเนินการสาบาน และให้คุณเซ็นหรือรับรองเอกสารใหม่ต่อหน้า

เอกสารวางแผนมรดก

พินัยกรรม ทรัสต์ เอกสารแก้ไขพินัยกรรม คำสั่งเกี่ยวกับการรักษาพยาบาล และเอกสารด้านมรดกที่เกี่ยวข้องมีข้อกำหนดแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละเขตอำนาจศาล บางเขตอนุญาตให้จัดทำพินัยกรรมอิเล็กทรอนิกส์หรือมีพยานทางไกลภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด ขณะที่บางแห่งยังคงกำหนดให้ใช้กระดาษ พยาน การอยู่ต่อหน้า หรือการรับรองโดยโนตารี

แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปไม่ได้เป็นแพลตฟอร์มสำหรับพินัยกรรมอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ อย่าใช้กระบวนการเซ็นสัญญาทั่วไปกับพินัยกรรม เว้นแต่ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนมรดกจะยืนยันว่ากระบวนการนั้นเป็นไปตามกฎหมายท้องถิ่น

คำแถลงและเอกสารยื่นต่อศาล

ศาลแต่ละแห่งกำหนดกฎการยื่นของตนเอง ศาลรัฐบาลกลางบางแห่งถือว่าการเข้าสู่ระบบของผู้ยื่นพร้อมรหัสผ่าน รวมกับช่องลายเซ็นหรือสัญลักษณ์ “/s/” เป็นลายเซ็นของผู้ยื่น เอกสารประเภทอื่น โดยเฉพาะคำให้การ คำแถลง เอกสารล้มละลาย หรือเอกสารที่บุคคลภายนอกเป็นผู้เซ็น อาจกำหนดให้เก็บลายเซ็นต้นฉบับไว้ ต้องมีคำแถลงที่รับรองโดยโนตารี หรือคำแถลงภายใต้บทลงโทษฐานให้การเท็จ

ระบบยื่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของศาลอาจรับ PDF โดยไม่ต้องมีโนตารี ขณะที่เอกสารพื้นฐานยังคงต้องจัดทำตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนด การที่พอร์ทัลอัปโหลดรับเอกสารไม่ได้หมายความเสมอไปว่าศาลมีคำวินิจฉัยสุดท้ายว่าเอกสารเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายทุกประการ

แบบฟอร์มตรวจคนเข้าเมือง ใบอนุญาต และแบบฟอร์มราชการ

หน่วยงานราชการมักเผยแพร่คำแนะนำของตนเอง แบบฟอร์มอาจกำหนดให้ต้องมี:

• ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ
• สำเนารับรอง
• ลายเซ็นที่รับรองโดยโนตารี
• คำแถลงภายใต้คำสาบาน
• เอกสารต้นฉบับ
• วิธีลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะ
• ลายเซ็นของตัวแทนที่ได้รับอนุญาต
• ขั้นตอนยืนยันตัวตนแยกต่างหาก

หากหน่วยงานขอสำเนาที่รับรองโดยโนตารี ให้สอบถามว่าต้องการรับรองลายเซ็น รับรองสำเนาถูกต้อง หรือทั้งสองอย่าง เพราะบริการเหล่านี้แตกต่างกัน

เมื่อมีคนขอ “สำเนาที่รับรองโดยโนตารี” ควรทำอย่างไร

อย่าเพิ่งพิมพ์เอกสารที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์แล้วนำไปให้โนตารีประทับตรา ขั้นแรกให้พิจารณาว่าผู้ขอต้องการสิ่งใดกันแน่

ควรถามคำถามเหล่านี้:

1. ต้องรับรองเอกสารหรือหน้าใดโดยเฉพาะ?
2. ผู้เซ็นต้องเซ็นต่อหน้าโนตารีหรือไม่?
3. ยอมรับการรับรองลายเซ็นที่เซ็นไว้ก่อนหน้านี้หรือไม่?
4. โนตารีต้องดำเนินการสาบานหรือไม่?
5. ยอมรับการรับรองโดยโนตารีทางไกลหรือไม่?
6. ต้องการสำเนารับรองแทนลายเซ็นที่รับรองโดยโนตารีหรือไม่?
7. ต้องบันทึกเอกสาร ขอ apostille หรือรับรองเอกสารเพื่อใช้ระหว่างประเทศหรือไม่?
8. ต้องใช้แบบฟอร์มที่อนุมัติแล้วหรือไม่?
9. สำนักงานยอมรับการรับรองโดยโนตารีอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่?
10. มีกำหนดเวลาหรือระยะเวลาหมดอายุหรือไม่?

ถ้อยคำมีความสำคัญ “โปรดส่งสำเนาที่รับรองโดยโนตารี” อาจหมายถึงหลายอย่าง:

• สำเนาเอกสารที่รับรองว่าเป็นสำเนาถูกต้อง
• การรับรองลายเซ็นต่อหน้าโนตารี
• คำแถลงภายใต้คำสาบานพร้อม jurat
• หนังสือรับรองโดยโนตารีที่แนบกับสำเนา
• เอกสารที่จัดทำผ่านกระบวนการโนตารีอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับอนุมัติ

ขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร โดยควรขอลิงก์ไปยังคำแนะนำอย่างเป็นทางการหรือข้อมูลอ้างอิงของแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง พนักงานธนาคารอาจใช้ถ้อยคำอย่างไม่เป็นทางการซึ่งไม่ตรงกับกฎที่แท้จริง

หากสำนักงานจัดเตรียมแบบฟอร์มให้ ให้ใช้แบบฟอร์มนั้น การเซ็นเอกสารเก่าใหม่อาจทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน โดยเฉพาะหากวันที่ เอกสารแนบ เลขหน้า หรือช่องลายเซ็นมีการเปลี่ยนแปลง

สามารถรับรองเอกสารหลังจากเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แล้วได้หรือไม่?

บ่อยครั้งทำได้ แต่กระบวนการที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับประเภทการรับรองโดยโนตารี

การรับรองลายเซ็นโดยทั่วไปหมายถึงผู้เซ็นยืนยันต่อโนตารีว่าลายเซ็นนั้นเป็นของตนและลงนามโดยสมัครใจ ในบางเขตอำนาจศาล บุคคลอาจรับรองลายเซ็นที่ลงไว้ก่อนหน้านี้บนเอกสารได้ แต่ในบางแห่ง สถาบันผู้รับอาจยืนยันว่าผู้เซ็นต้องเซ็นใหม่ต่อหน้าโนตารี

Jurat แตกต่างออกไป โดยทั่วไปผู้เซ็นต้องเซ็นต่อหน้าโนตารีและสาบานหรือให้คำยืนยันว่าเนื้อหาเป็นความจริง หากเอกสารของคุณต้องมี jurat เพียงแสดงไฟล์ที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไว้ก่อนหน้าให้โนตารีดูอาจไม่เพียงพอ

กระบวนการที่ปลอดภัยคือ:

1. ขอข้อกำหนดที่แน่นอนจากผู้รับ
2. ยืนยันว่าต้องใช้ถ้อยคำรับรองลายเซ็นหรือ jurat
3. ถามโนตารีว่าสามารถรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงไว้ก่อนหน้าได้หรือไม่
4. นำเอกสารฉบับสมบูรณ์และเอกสารยืนยันตัวตนที่ยังใช้ได้ไปด้วย
5. อย่าแก้ไขเอกสารหลังจากรับรองโดยโนตารีแล้ว
6. เก็บเอกสารฉบับที่รับรองโดยโนตารีและประวัติการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับ
7. ยื่นเอกสารในรูปแบบที่ผู้รับกำหนด

อย่าขอให้โนตารีย้อนวันที่การดำเนินการ รับรองข้อเท็จจริงที่อยู่นอกขอบเขตหน้าที่ หรือประทับตราบนเอกสารเปล่าหรือเอกสารที่ไม่สมบูรณ์ โนตารีอาจปฏิเสธเอกสารที่หน้าหาย มีช่องว่าง วันที่ขัดแย้งกัน หรือไม่มีถ้อยคำในใบรับรองตามที่กฎหมายกำหนด

หากมีหลายคนเซ็นเอกสารไปแล้ว คุณอาจต้องให้ผู้เซ็นทุกคนมาปรากฏตัวหรือดำเนินการรับรองแยกกัน โดยทั่วไปโนตารีไม่สามารถยืนยันตัวตนหรือเจตนาของผู้เซ็นที่ไม่อยู่ต่อหน้าได้จากประวัติการตรวจสอบทางอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ

ปัญหาในการยื่นเอกสารส่วนใหญ่มาจากขั้นตอน ไม่ใช่เหตุการณ์ร้ายแรง หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้:

คิดว่าประวัติการตรวจสอบเท่ากับการรับรองโดยโนตารี

เวลา ที่อยู่ IP การตรวจสอบตัวตน หรือแฮชของใบรับรองอาจสนับสนุนความถูกต้องแท้จริงของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แต่ไม่ได้พิสูจน์โดยอัตโนมัติว่าโนตารีได้ยืนยันตัวผู้เซ็น ดำเนินการสาบาน หรือจัดทำใบรับรองโดยโนตารี

พิมพ์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้วเรียกว่าเป็นต้นฉบับ

สำเนากระดาษของเอกสารที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์อาจได้รับการยอมรับ แต่ไม่จำเป็นต้องรักษาหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ไว้ครบถ้วน หรือเป็นไปตามกฎที่กำหนดให้ต้องมีลายเซ็นต้นฉบับบนกระดาษ ให้ถามว่าผู้รับต้องการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ดั้งเดิม สำเนากระดาษ หรือสำเนารับรอง

รับรองลายเซ็นผิดประเภท

ผู้ขออาจต้องการหนังสือรับรองโดยโนตารี การรับรองลายเซ็น หรือคำแถลงภายใต้คำสาบาน การประทับตราโนตารีบนหน้าลายเซ็นโดยไม่เข้าใจว่าต้องดำเนินการประเภทใด อาจทำให้เอกสารยังไม่ผ่านการตรวจสอบ

เปลี่ยนเอกสารหลังเซ็น

การเพิ่มหน้า เปลี่ยนเอกสารแนบ แก้วันที่ หรือแก้ไขข้อสัญญาหลังการเซ็น อาจทำให้หลักฐานลายเซ็นใช้ไม่ได้หรือไม่ตรงกับใบรับรองการตรวจสอบ หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญ ให้จัดทำฉบับสุดท้ายใหม่และให้คู่สัญญาที่จำเป็นเซ็นอีกครั้ง

พึ่งพาโนตารีจากเขตอำนาจศาลที่ไม่ถูกต้อง

อำนาจของโนตารีมีขอบเขตตามพื้นที่ ใบอนุญาตของโนตารี การอนุญาตให้รับรองทางไกล ตรา และถ้อยคำในใบรับรองอาจไม่ได้รับการยอมรับในสถานที่ที่ต้องยื่นหรือใช้งานเอกสาร ธุรกรรมข้ามพรมแดนอาจต้องใช้ apostille การรับรองโดยกงสุล คำแปลรับรอง หรือการยืนยันเพิ่มเติม

ไม่สนใจนโยบายภายในของผู้รับ

เอกสารอาจถูกต้องตามกฎหมาย แต่ธนาคารหรือหน่วยงานอาจปฏิเสธเพราะใช้นโยบายภายในที่เข้มงวดกว่า นั่นไม่ได้หมายความว่าสัญญาเป็นโมฆะเสมอไป แต่หมายความว่าคุณต้องจัดส่งในรูปแบบที่องค์กรนั้นได้รับอนุญาตให้ดำเนินการ

รอจนใกล้ถึงกำหนดเวลา

การนัดหมายโนตารี การรับรองทางไกล การจัดส่งโดยบริษัทขนส่ง สำนักงานบันทึกเอกสาร และการตรวจสอบของหน่วยงานล้วนใช้เวลา แก้ไขข้อกำหนดให้เรียบร้อยก่อนวันยื่นจริง

เช็กลิสต์การยื่นเอกสารที่ใช้ได้จริง

ใช้เช็กลิสต์นี้ก่อนส่งเอกสารที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้ธนาคาร ศาล สำนักงานบันทึกเอกสาร หรือหน่วยงานราชการ:

• ระบุเอกสารที่ขออย่างชัดเจน
• ถามว่าการรับรองโดยโนตารีเป็นข้อกำหนดตามกฎหมายหรือนโยบายภายใน
• ยืนยันว่าต้องใช้การรับรองลายเซ็นหรือ jurat
• ถามว่ายอมรับการรับรองโดยโนตารีอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
• ยืนยันว่าผู้เซ็นทุกคนต้องมาปรากฏตัวหรือไม่
• ตรวจสอบข้อกำหนดเกี่ยวกับพยาน
• ตรวจสอบแบบฟอร์มและถ้อยคำในใบรับรองที่จำเป็น
• ยืนยันว่าต้องใช้สำเนารับรองด้วยหรือไม่
• ตรวจสอบข้อกำหนดด้านการบันทึก apostille หรือคำแปล
• เก็บรักษา PDF ฉบับสุดท้ายที่เซ็นแล้วและประวัติการตรวจสอบ
• อย่าแก้ไขเอกสารหลังจากเซ็น
• ยื่นเอกสารในรูปแบบที่ขออย่างตรงตามข้อกำหนด
• เก็บหลักฐานการส่งและการรับเอกสาร

สำหรับสัญญาทั่วไป ให้เก็บชุดเอกสารการเซ็นที่สมบูรณ์แทนการเก็บเพียงหน้าสุดท้าย ชุดเอกสารควรประกอบด้วยเอกสารที่เซ็นแล้ว ใบรับรองการเสร็จสิ้น ประวัติการตรวจสอบ บันทึกการส่ง รายละเอียดการยืนยันตัวผู้เซ็น และบันทึกเวอร์ชันหรือความยินยอมที่เกี่ยวข้อง

สรุปสำหรับปี 2026

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้แทนที่การรับรองโดยโนตารีโดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยแทนความจำเป็นในการใช้ลายเซ็นที่เขียนด้วยมือสำหรับข้อตกลงทั่วไป แต่การรับรองโดยโนตารีเป็นขั้นตอนทางการอีกประเภทหนึ่งที่อาจยังจำเป็นสำหรับโฉนด หนังสือมอบอำนาจ คำให้การ เอกสารมรดก เอกสารศาลบางประเภท และเอกสารยื่นต่อหน่วยงานราชการ

เมื่อผู้รับขอสำเนาที่รับรองโดยโนตารี อย่าคาดเดา ให้ถามว่าต้องดำเนินการประเภทใด ยอมรับเอกสารฉบับใด อนุญาตให้รับรองโดยโนตารีทางไกลหรือไม่ และต้องใช้แบบฟอร์มที่อนุมัติหรือไม่ จากนั้นเก็บทั้งเอกสารที่รับรองโดยโนตารีและหลักฐานการเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้นฉบับไว้

สำหรับสัญญาทั่วไป กระบวนการเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือพร้อมประวัติการตรวจสอบที่ชัดเจนสามารถเป็นหลักฐานสำคัญเกี่ยวกับตัวตน เจตนา เวลา และความสมบูรณ์ของเอกสารได้ โดยไม่ต้องรับรองโดยโนตารีโดยไม่จำเป็น สำหรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบันทึกสาธารณะ คำให้การ ทรัพย์สิน อำนาจเหนือบุคคลอื่น หรือสิทธิในมรดก ให้ตรวจสอบกฎก่อนเซ็น

หากคุณใช้ AiDocX ให้เก็บเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์และประวัติการตรวจสอบไว้ด้วยกัน เพื่อให้สามารถแสดงเวลา ข้อมูล IP และแฮชของใบรับรองได้อย่างรวดเร็วเมื่อผู้ตรวจสอบถามว่าเอกสารถูกเซ็นอย่างไร เมื่อธุรกรรมต้องการมากกว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ให้ใช้คู่มือนี้เพื่อระบุขั้นตอนเพิ่มเติมด้านโนตารีหรือการยื่นเอกสารก่อนส่ง