Dokumentation bei häuslicher Gewalt (2026): Vorlagen + KI-Leitfaden für Fachkräfte

Die Arbeit einer Fachkraft in der Unterstützung bei häuslicher Gewalt geht weit über das eigentliche Beratungsgespräch hinaus.

An einem einzigen Tag können Krisentelefonate um 3 Uhr nachts, Begleitungen zu Anhörungen, Frauenhausaufnahmen, Anträge auf Schutzanordnungen und Koordination zwischen Jugendamt, Polizei und Staatsanwaltschaft anfallen. Jeder Schritt erfordert präzise Dokumentation.

Jede Minute mit Papierkram ist eine Minute weg von Opfern, die Hilfe brauchen — AiDocx automatisiert Ihre Dokumentation, damit Sie sich auf die Sicherheit konzentrieren können.

Dieser Leitfaden enthält gebrauchsfertige Vorlagen für jede Phase der Falldokumentation sowie praktische Hinweise zur Nutzung von KI ohne Kompromisse beim Datenschutz der Betroffenen.

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Warum Dokumentation bei Häuslicher Gewalt Sich Unterscheidet

Funktion als Beweismittel

Beratungsunterlagen bei häuslicher Gewalt können in Straf- oder Zivilverfahren als Beweismittel herangezogen werden. Das Ergebnis einer Gefährdungsbeurteilung kann richterliche Entscheidungen über Schutzanordnungen beeinflussen. Genaue, zeitgestempelte Aufzeichnungen schützen sowohl Betroffene als auch Fachkräfte.

Gefährdungsbeurteilung ist Klinisch UND Rechtlich

Eine Gefährdungsbeurteilung ist nicht nur ein Fragebogen — sie ist ein Dokument, das die Reaktion auf ein Risikoniveau bestimmt. Aufbewahrungsort, Zugriffsrecht und Aufbewahrungsdauer müssen von gewöhnlichen Beratungsunterlagen klar unterschieden werden.

Institutionelle Vernetzung

Betroffene häuslicher Gewalt stehen gleichzeitig mit Polizei, Staatsanwaltschaft, Jugendamt, Gesundheitswesen und Ausländerbehörde in Kontakt. Strukturierte Akten ermöglichen reibungslose Koordination.

Rechtliche Grundlage (Deutschland)

Das Gewaltschutzgesetz (GewSchG) bildet die zentrale Rechtsgrundlage für Schutzanordnungen. Ergänzend gilt das BGB (z. B. § 1361b zur Wohnungszuweisung). Zuständig für die Schutzanordnung ist das Familiengericht. Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) fördert Frauenhäuser und Beratungsstellen bundesweit.

Notfallkontakte:

• Hilfetelefon „Gewalt gegen Frauen": 08000 116 016 (kostenlos, 24/7, mehrsprachig)
• Frauenhaus-Koordinierung: Über Hilfetelefon oder LKA des jeweiligen Bundeslandes
• Polizei: 110 | Notruf: 112

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Dokumentationsvorlagen für Häusliche Gewalt

Vorlage 1: Erstaufnahme-Formular

ERSTAUFNAHME — HÄUSLICHE GEWALT
Datum/Uhrzeit: ___________  Mitarbeiter-ID: ___________
Modalität: □ Persönlich  □ Telefon  □ Weiterleitung
Dolmetscher: □ Nein  □ Ja — Sprache: ___________

DATEN DER BETROFFENEN PERSON (VERTRAULICH)
Rufname (nicht notwendigerweise echter Name): ___________  Alter ca.: ___________
Sicherer Kontaktweg: ___________  Sichere Kontaktzeit: ___________
Kinder im Haushalt: □ Nein  □ Ja — Alter: ___________
Aufenthaltsstatus (falls mitgeteilt): ___________
Aktuelle Unterkunft: □ Sicher  □ Nicht sicher

DATEN DES TÄTERS (Nicht an den Täter weitergeben)
Beziehung zur Betroffenen: ___________
Adresse des Täters (falls bekannt): ___________
Zugang zu Waffen: □ Nein  □ Ja  □ Unbekannt

FORMEN DER GEWALT (Zutreffendes markieren)
□ Körperlich  □ Sexuell  □ Psychisch/Emotional
□ Wirtschaftlich  □ Digital/Handyüberwachung  □ Stalking
□ Kinder als Kontrollmittel eingesetzt

GEWALTGESCHICHTE
Letzter Vorfall (ungefähres Datum): ___________
Häufigkeit: □ Einmalig  □ Gelegentlich  □ Fortlaufend  □ Eskalierend
Frühere Anzeigen: □ Nein  □ Ja — Ergebnis: ___________
Bestehende Schutzanordnung: □ Nein  □ Ja — Gericht/Az.: ___________

SOFORTIGE BEDARFE
□ Notunterkunft  □ Medizinische Versorgung  □ Rechtsberatung
□ Kinderbetreuung  □ Transport  □ Finanzielle Unterstützung  □ Sonstiges: ___________

ANMERKUNGEN DER FACHKRAFT
_______________________________________________

Unterschrift: ___________  Datum: ___________
Überprüfung Vorgesetzte (falls erforderlich): ___________

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Vorlage 2: Krisenintervention und Gefährdungsbeurteilung

KRISENINTERVENTION
Datum/Uhrzeit: ___________  Aktenzeichen: ___________
Kontaktart: □ Persönlich  □ Hotline  □ Weiterleitung  □ Polizeiliche Begleitung

KRISENSITUATION
_______________________________________________

GEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG (12 Items)
0=Nein  1=Ja  (*=Hochgewichtetes Merkmal)

1. Gewalt hat in Häufigkeit oder Schwere im letzten Jahr zugenommen ___
2. Täter hat der Betroffenen mit dem Tod gedroht ___ *
3. Täter hat Zugang zu Schusswaffen oder anderen Waffen ___ *
4. Betroffene hat versucht, die Beziehung zu verlassen ___
5. Täter ist arbeitslos oder wirtschaftlich instabil ___
6. Täter hat versucht zu würgen oder zu ersticken ___ *
7. Täter kontrolliert Bewegungen, Kontakte oder Handy ___
8. Täter hat zum Geschlechtsverkehr gezwungen ___
9. Täter konsumiert Alkohol oder Drogen problematisch ___
10. Täter hat mit Suizid gedroht oder versucht es ___
11. Täter hat Kinder oder Dritte bedroht ___ *
12. Täter überwacht per GPS oder Social Media ___

GESAMTPUNKTZAHL: ___
RISIKONIVEAU: □ Variabel (1-7)  □ Erhöht (8-13)  □ Hoch (14-17)  □ Extrem (18+)

SOFORTMASSNAHMEN
□ 110/112 verständigt  □ Frauenhausplatz vermittelt  □ Antrag auf Schutzanordnung gestellt
□ Medizinische Begleitung  □ Jugendamt informiert  □ Hochrisikoprotokoll aktiviert

ENTSCHEIDUNGEN DER BETROFFENEN
Geäußerter Wunsch: _______________________________________________
Optionen erläutert: □ Ja  Einwilligung zur Anzeige: □ Ja □ Nein □ Offen

Mitarbeiterin: ___________  Vorgesetzte informiert: □ Ja □ N/A  Uhrzeit: ___________

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Vorlage 3: Sicherheitsplan

INDIVIDUELLER SICHERHEITSPLAN
Datum: ___________  Aktenzeichen: ___________  Überprüfungsdatum: ___________

FLUCHTPLAN
Sicherer Ort, wenn ich schnell gehen muss: _________________________________
Mitzunehmende Gegenstände: □ Personalausweis/Pass  □ Kinderdokumente
  □ Medikamente  □ Handy/Ladekabel  □ Bargeld  □ Schlüssel  □ Kleidung
Codewort mit Vertrauensperson: ___________  Bedeutung: Ich brauche sofort Hilfe
Transportmittel: _________________________________

DIGITALE SICHERHEIT
□ Passwörter für E-Mail, Banking, Social Media geändert
□ Standortfreigaben auf Handy und in Apps überprüft
□ Geräte auf Spähsoftware geprüft
□ Neue E-Mail-Adresse erstellt, die Täter nicht kennt
□ Anrufe erfolgen über Dienstnummer (nicht persönliche Nummer)
Sicheres Gerät für die Nutzung: _________________________________

RECHTLICHE MASSNAHMEN
□ Schutzanordnung erhalten — Ablauf: ___________
□ Schutzanordnung beantragt — Anhörungstermin: ___________
□ Strafanzeige erstattet — Az.: ___________
□ Verletzungen dokumentiert (Fotos gespeichert unter: ___________)

SICHERHEIT DER KINDER
Schule über Abholbeschränkungen informiert: □ Ja □ Nein □ N/A
Codewort mit Schule: ___________  Ansprechpartner Schule: ___________

NOTFALLKONTAKTE
1. _________________________________
2. _________________________________
Hilfetelefon: 08000 116 016  Polizei: 110  Notruf: 112

Unterschrift der Betroffenen (freiwillig): ___________  Datum: ___________

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Vorlage 4: Dokumentation der Schutzanordnung

SCHUTZANORDNUNGS-DOKUMENTATION
Datum: ___________  Aktenzeichen: ___________  Mitarbeiterin: ___________

ART DER MASSNAHME
□ Schutzanordnung nach GewSchG § 1 (Familiengericht)
□ Wohnungszuweisung (§ 2 GewSchG)
□ Einstweilige Verfügung
□ Polizeiliche Wegweisung (Landesrecht, bis zu 14 Tage)

ANGABEN ZUR ENTSCHEIDUNG
Ausstellendes Gericht/Behörde: _________________________________
Aktenzeichen: ___________  Datum: ___________  Gültig bis: ___________
Schutzbedürftige Person(en): _________________________________
Verbote: □ Annäherung (Abstand: _________)  □ Kontakt  □ Betreten der Wohnung  □ Waffen

VERSTÖSSE
Datum: ___________  Sachverhalt: ___________________________
Polizeiliche/gerichtliche Reaktion: ___________  Neue Maßnahme beantragt: □ Ja □ Nein

ANMERKUNGEN / WEITERLEITUNGEN
_______________________________________________

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Fallmanagement-Dokumentation

Aufnahme ins Frauenhaus

Zu dokumentieren: Datum und Uhrzeit der Aufnahme, zugewiesenes Zimmer, Inventarliste, Hausordnungsunterschrift, Medikamente, medizinischer Bedarf, Schulanmeldung für Kinder, laufende Gerichtsverfahren, Notfallkontakte (Prüfung auf Verbindung zum Täter).

Weiterleitungen an andere Dienste

Jede Weiterleitung erfassen: Name der Einrichtung, Datum, Ansprechpartner, Ergebnis, Nachfolgetermin. Nicht dokumentierte Weiterleitungen werden im Zweifelsfall als unterlassene Hilfe gewertet.

Fallabschluss und Nachsorge

30, 60 und 90 Tage nach Auszug Kontaktversuch auf sicherem Weg. Dokumentieren: aktuelle Wohnsituation, Status der Schutzanordnung, wirtschaftliche Situation, Sicherheitsbedenken.

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Dokumentation mit KI Automatisieren

KI kann den Dokumentationsaufwand erheblich reduzieren, aber bei Fällen häuslicher Gewalt ist ein zusätzlicher Datenschutz unerlässlich.

GRUNDREGEL: Geben Sie niemals personenbezogene Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Aktenzeichen) in ein KI-Tool ein. Verwenden Sie anonymisierte Bezeichnungen wie „Klientin A" oder „Fall 2026-03" und entfernen Sie alle identifizierenden Informationen, bevor Sie KI nutzen.

Methode 1: Telefonnotizen → Erstaufnahme

Nach einem Anruf kurze anonyme Notiz: „Frau Mitte 30, 2 Kinder, anhaltende körperliche und wirtschaftliche Gewalt, sucht Notunterkunft, keine Schutzanordnung, Gefährdungsscore ca. 14." Diese Notiz in AiDocx eingeben und bitten: „In Erstaufnahme-Formular für häusliche Gewalt umwandeln."

Methode 2: Krisennotizen → Sicherheitsplan

Anonymisiert die in der Sitzung ermittelten Sicherheitsbedarfe eingeben. KI erstellt den Sicherheitsplan-Rahmen, den Sie im sicheren Fallmanagementsystem mit konkreten persönlichen Daten ergänzen.

Methode 3: Sachverhalt → Antragsschrift-Entwurf

Gewaltmuster ohne Namen beschreiben. KI generiert einen Entwurf der Antragsschrift in juristischer Fachsprache, den die Rechtsberaterin prüft und konkretisiert.

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Datensicherheit und Aufbewahrung

Sicherheits-Checkliste

• Akten im abgeschlossenen Schrank oder verschlüsseltem digitalem System
• Zugriff auf das tatsächlich erforderliche Personal beschränkt
• Adresse und Aufenthaltsort der Betroffenen nicht in Systemen, auf die Ehrenamtliche ohne Aufsicht zugreifen können
• KI nur für Formularerstellung nutzen — keine echten Klientinnendaten eingeben
• Prozess bei Datenpannen dokumentiert und regelmäßig geübt
• Jährliche Datenschutzschulung

KI-Nutzungsempfehlungen im HG-Umfeld

Nutzung	Erlaubt	Nicht erlaubt
Leere Vorlagen generieren	✓	—
Anonymisierte Textrahmen erstellen	✓	—
Name oder Kontaktdaten eingeben	—	Niemals
Täterdaten eingeben	—	Niemals
Fallakten auf KI-Plattform hochladen	—	Niemals

Aufbewahrungsfristen (Landesrecht beachten)

Dokumententyp	Mindestaufbewahrung
Erstaufnahmeformular	10 Jahre
Gefährdungsbeurteilung	10 Jahre
Schutzanordnungsunterlagen	Gültigkeitsdauer + 5 Jahre
Kriseninterventionsdokumentation	10 Jahre
Geschlossene Fälle (Erwachsene)	10 Jahre nach Abschluss
Akten mit Minderjährigen	Bis Volljährigkeit + 10 Jahre

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Häufige Fragen

F: Kann eine Betroffene Einsicht in ihre Akte verlangen?

Ja, nach DSGVO und BDSG hat die betroffene Person ein Auskunftsrecht. Konsultieren Sie jedoch die Rechtsberaterin Ihrer Einrichtung, bevor Sie Unterlagen herausgeben, wenn dadurch die Sicherheit der Betroffenen oder Dritter gefährdet sein könnte.

F: Was tun, wenn ein Gericht die Aktenvorlage anordnet?

Folgen Sie der Anforderung nicht sofort. Wenden Sie sich an die Rechtsberaterin Ihrer Einrichtung. In Deutschland kann das Zeugnisverweigerungsrecht nach § 53 StPO oder das Sozialgeheimnis nach SGB I § 35 greifen. Dokumentieren Sie Eingang und alle Folgemaßnahmen.

F: Wie dokumentiere ich, wenn die Betroffene zum Täter zurückgeht?

Faktisch protokollieren: Was die Betroffene geäußert hat, welche Informationen und Optionen besprochen wurden, ihre selbstbestimmte Entscheidung. Kein wertendes Vokabular. Statistisch kehren Betroffene durchschnittlich sieben Mal zurück, bevor sie die Beziehung dauerhaft verlassen. Die Tür offen lassen: künftige Kontaktwege in der Akte festhalten.

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Fazit

Die Dokumentation in der Arbeit mit häuslicher Gewalt ist eine der anspruchsvollsten im Sozialwesen — und eine der folgenreichsten. Eine fehlende Einschätzung in der Gefährdungsbeurteilung, ein lückenhafter Sicherheitsplan oder eine unzureichend belegte Schutzanordnung können irreversible Folgen haben.

Die Vorlagen in diesem Leitfaden sind praxisorientiert gestaltet: Übernehmen Sie sie in Ihr Fallmanagementsystem, passen Sie die Terminologie an das jeweilige Landesrecht an und schulen Sie Ihr Team in der einheitlichen Anwendung. KI-Tools wie AiDocx reduzieren den Zeitaufwand für die Formularerstellung und ermöglichen mehr Zeit für die direkte Unterstützung, die keine Technologie ersetzen kann.

Nutzen Sie Technologie für mehr Effizienz. Fachliches Urteilsvermögen, Empathie und rechtliches Wissen bleiben unersetzlich.

Starten Sie mit der automatisierten Dokumentation bei AiDocx →

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Ressourcen: Hilfetelefon 08000 116 016 | Polizei 110 | Notruf 112 | Frauenhauskoordinierung über Hilfetelefon