Registros de Asesoría en Violencia Doméstica (2026): Plantillas + Guía de IA para Profesionales

El trabajo de un profesional de apoyo a víctimas de violencia doméstica va mucho más allá de las sesiones de asesoría.

En un solo día, un profesional puede atender una llamada de crisis a las 3 de la madrugada, acompañar a una víctima a una vista judicial de urgencia, gestionar el ingreso en una casa de acogida, redactar documentación para una orden de protección y coordinar con los servicios sociales, sanitarios y judiciales. Todo ello requiere documentación precisa.

Cada minuto en papeleo es un minuto lejos de las víctimas que necesitan ayuda — AiDocx automatiza su documentación para que pueda centrarse en la seguridad.

Esta guía proporciona plantillas listas para usar en cada fase del proceso de documentación, junto con orientaciones prácticas para usar IA sin comprometer la privacidad de la víctima.

---

Por Qué la Documentación en VD Difiere de la Asesoría Convencional

Función de Evidencia Legal

Los registros de asesoría en VD pueden convertirse en prueba en procesos penales o civiles. Los resultados de la evaluación de peligro pueden influir en las decisiones judiciales sobre órdenes de protección. La documentación precisa y con marca de tiempo protege tanto a la víctima como al profesional.

La Evaluación de Peligro es Clínica Y Legal

Una evaluación de peligro no es solo un cuestionario: es un documento que determina la respuesta al riesgo. La forma de almacenarlo, quién puede acceder y durante cuánto tiempo debe diferenciarse claramente de los registros de asesoría ordinaria.

Coordinación Multisectorial

Una víctima de VD suele estar en contacto simultáneo con la policía, la Fiscalía, servicios sociales, sanidad, el colegio de sus hijos y servicios de inmigración. Los registros estructurados facilitan la coordinación interinstitucional.

Marco Legal (España)

La Ley Orgánica 1/2004, de 28 de diciembre, de Medidas de Protección Integral contra la Violencia de Género establece el marco principal. La Orden de Protección se solicita ante el Juzgado de Violencia sobre la Mujer. El sistema VIOGEN realiza el seguimiento del riesgo de forma coordinada entre instituciones.

Recursos de emergencia:

• Teléfono de atención a víctimas de violencia de género: 016 (gratuito, 24h, sin registro en factura)
• WhatsApp violencia de género: 600 000 016
• Emergencias generales: 112
• Email: [email protected]

---

Plantillas de Documentación para VD

Plantilla 1: Registro de Acogida Inicial

REGISTRO DE ACOGIDA — VIOLENCIA DOMÉSTICA
Fecha/Hora: ___________  ID Profesional: ___________
Modalidad: □ Presencial  □ Telefónica  □ Derivación
Intérprete: □ No  □ Sí — Idioma: ___________

DATOS DE LA VÍCTIMA (CONFIDENCIAL)
Nombre de uso (no necesariamente real): ___________  Edad aprox.: ___________
Forma de contacto segura: ___________  Hora de contacto segura: ___________
Hijos/as en el hogar: □ No  □ Sí — Edades: ___________
Situación administrativa (si se indica): ___________
Alojamiento actual: □ Seguro  □ No seguro

DATOS DEL AGRESOR (No facilitar al agresor)
Relación con la víctima: ___________
Domicilio del agresor (si se conoce): ___________
Acceso a armas: □ No  □ Sí  □ Desconocido

TIPOS DE VIOLENCIA (marcar todos los que correspondan)
□ Física  □ Sexual  □ Psicológica/Emocional
□ Económica  □ Digital/Control del móvil  □ Acoso/Stalking
□ Uso de hijos como instrumento de control

HISTORIAL DE VIOLENCIA
Último incidente (fecha aproximada): ___________
Frecuencia: □ Aislado  □ Periódico  □ Continuo  □ En escalada
Denuncias previas: □ No  □ Sí — Resultado: ___________
Orden de protección vigente: □ No  □ Sí — Juzgado/Nº: ___________

NECESIDADES INMEDIATAS
□ Alojamiento de emergencia  □ Atención médica  □ Asistencia jurídica
□ Atención a menores  □ Transporte  □ Ayuda económica  □ Otro: ___________

NOTAS DEL PROFESIONAL
_______________________________________________

Firma del profesional: ___________  Fecha: ___________
Revisión supervisora (si procede): ___________

---

Plantilla 2: Registro de Intervención en Crisis y Evaluación de Peligro

REGISTRO DE INTERVENCIÓN EN CRISIS
Fecha/Hora: ___________  Nº Expediente: ___________
Tipo de contacto: □ Presencial  □ Teléfono  □ Derivación  □ Acompañamiento policial

SITUACIÓN DE CRISIS
_______________________________________________

ESCALA DE EVALUACIÓN DE PELIGRO (12 ítems, adaptada)
0=No  1=Sí  (*=Ítem de mayor peso)

1. La violencia ha aumentado en frecuencia o gravedad en el último año ___
2. El agresor ha amenazado con matarla ___ *
3. El agresor tiene acceso a armas de fuego u otras armas ___ *
4. La víctima ha intentado separarse o irse en el último año ___
5. El agresor está desempleado o en situación económica precaria ___
6. El agresor la ha intentado estrangular o asfixiar ___ *
7. El agresor controla sus movimientos, contactos o teléfono ___
8. El agresor la ha obligado a mantener relaciones sexuales ___
9. El agresor consume alcohol o sustancias de forma problemática ___
10. El agresor ha amenazado con suicidarse o lo ha intentado ___
11. El agresor ha amenazado con hacerle daño a los hijos u otras personas ___ *
12. El agresor la sigue, vigila o rastrea mediante GPS o redes sociales ___

PUNTUACIÓN TOTAL: ___
NIVEL DE RIESGO: □ Variable (1-7)  □ Elevado (8-13)  □ Alto (14-17)  □ Extremo (18+)
(Para contraste, valorar también mediante VPR del sistema VIOGEN si procede)

ACTUACIONES INMEDIATAS
□ Llamada al 112  □ Ingreso en casa de acogida  □ Solicitud de orden de protección
□ Acompañamiento sanitario  □ Notificación a servicios de protección de menores  □ Protocolo de máximo riesgo activado

DECISIONES DE LA VÍCTIMA
Preferencia expresada: _______________________________________________
Opciones informadas: □ Sí  Consentimiento para denuncia: □ Sí □ No □ Pendiente

Profesional: ___________  Supervisora notificada: □ Sí □ N/A  Hora: ___________

---

Plantilla 3: Plan de Seguridad

PLAN DE SEGURIDAD INDIVIDUALIZADO
Fecha: ___________  Nº Expediente: ___________  Revisión prevista: ___________

PLAN DE ESCAPE
Lugar seguro al que acudir si debo salir urgentemente: _____________________________
Documentación y objetos esenciales: □ DNI/NIE/Pasaporte  □ Documentación hijos/as
  □ Medicación  □ Teléfono/cargador  □ Dinero en efectivo  □ Llaves  □ Ropa
Palabra clave con persona de confianza: ___________  Significado: Necesito ayuda urgente
Plan de transporte: _____________________________

SEGURIDAD DIGITAL
□ Cambiadas contraseñas de correo, banca online y redes sociales
□ Revisada la ubicación compartida en el teléfono y aplicaciones
□ Comprobada la existencia de aplicaciones espía en los dispositivos
□ Creada nueva cuenta de correo que el agresor desconoce
□ Recibo llamadas desde el número del servicio (no desde mi número personal)
Dispositivo seguro para usar: _____________________________

MEDIDAS LEGALES
□ Orden de protección vigente — Vence: ___________
□ Solicitud de orden de protección en tramitación — Fecha de vista: ___________
□ Denuncia presentada — Nº: ___________
□ Lesiones documentadas (fotos guardadas en: ___________)
□ Inscrita en sistema VIOGEN — Nivel de riesgo asignado: ___________

SEGURIDAD DE LOS/LAS MENORES
Colegio informado sobre restricciones de recogida: □ Sí □ No □ N/A
Palabra clave con el colegio: ___________  Contacto en el colegio: ___________

CONTACTOS DE EMERGENCIA
1. _____________________________
2. _____________________________
Teléfono 016: 016  Emergencias: 112

Firma de la víctima (voluntaria): ___________  Fecha: ___________

---

Plantilla 4: Documentación de Orden de Protección

REGISTRO DE ORDEN DE PROTECCIÓN
Fecha: ___________  Nº Expediente: ___________  Profesional: ___________

TIPO DE MEDIDA
□ Orden de protección (art. 544 ter LECrim)
□ Medida cautelar penal (prohibición de aproximación/comunicación)
□ Medida civil (guarda y custodia, régimen de visitas, uso del domicilio)
□ Pena o medida de seguridad (sentencia firme)

DATOS DE LA RESOLUCIÓN
Juzgado que la emite: _____________________________
Nº de resolución: ___________  Fecha: ___________  Vigencia: ___________
Persona alejada: _____________________________
Persona protegida/s: _____________________________
Prohibiciones específicas:
□ Aproximación (distancia: _________)  □ Comunicación  □ Residir en domicilio  □ Tenencia de armas

INCUMPLIMIENTOS
Fecha: ___________  Descripción: ___________________________
Respuesta policial/judicial: ___________  Nueva medida solicitada: □ Sí □ No

NOTAS / DERIVACIONES
_______________________________________________

---

Registros de Gestión de Caso

Acogida en Casa de Acogida

Documentar: fecha y hora de entrada, habitación asignada, inventario de pertenencias, conformidad con el reglamento interno, medicación, necesidades sanitarias, escolarización de menores, procedimientos judiciales en curso, contactos de emergencia (verificar que no están vinculados al agresor).

Derivaciones a Recursos

Registrar cada derivación: nombre del recurso, fecha, persona responsable, resultado, fecha de seguimiento. Las derivaciones no documentadas se convierten en lagunas de responsabilidad.

Cierre y Seguimiento

A los 30, 60 y 90 días del alta, intentar contacto por vía segura. Documentar: situación actual de alojamiento, estado de la orden de protección, situación económica y laboral, preocupaciones de seguridad.

---

Cómo Automatizar la Documentación de VD con IA

La IA puede reducir significativamente el tiempo de documentación, pero los registros de VD requieren una capa adicional de protección de la privacidad.

REGLA ESENCIAL: Nunca introduzca información de identificación personal (nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de expediente) en ninguna herramienta de IA. Utilice identificadores anónimos como "Usuaria A" o "Caso 2026-03" y elimine todos los datos que puedan identificar a la víctima o al agresor antes de usar IA.

Método 1: Notas de llamada → Registro de acogida

Tras una llamada, dicte una nota anónima: "Mujer, 30 años, 2 hijos, violencia física y económica continuada, busca acogida de urgencia, sin orden de protección vigente, evaluación de peligro aprox. 14." Introduzca esta nota en AiDocx y solicite: "Convertir en registro de acogida de VD."

Método 2: Notas de sesión de crisis → Plan de seguridad

Introduzca las necesidades de seguridad detectadas en sesión de forma anónima. Genere con IA el esquema del plan de seguridad y personalícelo con los datos reales en su sistema seguro.

Método 3: Relato de hechos → Borrador de solicitud de orden de protección

Describa el patrón de hechos sin nombres. La IA genera un borrador del relato de hechos en lenguaje formal judicial, que la persona jurídica revisa y personaliza.

---

Seguridad y Conservación de Registros

Lista de Verificación de Seguridad

• Expedientes en armario bajo llave o sistema digital cifrado
• Acceso restringido a personal con necesidad justificada
• La dirección y domicilio seguro de la víctima no figura en sistemas accesibles a voluntariado sin supervisión
• La IA solo se usa para generar plantillas: nunca introducir datos reales de usuarias
• Protocolo de respuesta ante brechas de seguridad documentado y practicado
• Formación anual en confidencialidad y protección de datos

Directrices para el Uso de IA en Entornos de VD

Uso de IA	Permitido	No permitido
Generar plantillas en blanco	✓	—
Redactar marcos narrativos anónimos	✓	—
Introducir nombre o datos de contacto	—	Nunca
Introducir datos del agresor	—	Nunca
Subir expedientes a plataformas IA	—	Nunca

Plazos de Conservación (verificar normativa autonómica)

Tipo de registro	Conservación mínima
Ficha de acogida	5 años
Evaluación de peligro	10 años
Documentación sobre órdenes de protección	Duración de la medida + 5 años
Registros de crisis	5 años
Expedientes cerrados (adultas)	5 años desde el cierre
Expedientes con menores	Hasta mayoría de edad + 5 años

---

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puede una víctima solicitar una copia de su expediente?

Sí, en aplicación del RGPD y la normativa de protección de datos, la persona tiene derecho de acceso a sus datos. Sin embargo, consulte con el/la jurista de su organización antes de facilitar documentación si existe riesgo para la seguridad de terceras personas.

P: ¿Qué ocurre si el juzgado solicita el expediente mediante oficio o mandamiento?

No cumpla de inmediato. Consulte con la asesoría jurídica de su organización. En España, la ley reconoce el deber de confidencialidad de los servicios de atención a víctimas. Documente la recepción del requerimiento y cada paso adoptado.

P: ¿Cómo documentar cuando la víctima decide volver con el agresor?

Documente con objetividad: qué ha expresado la víctima, qué opciones e información se le han facilitado y su decisión autónoma. Evite lenguaje valorativo. Estadísticamente, las víctimas retornan con el agresor una media de 7 veces antes de romper definitivamente. Deje la puerta abierta documentando cómo retomar el contacto en el futuro.

---

Conclusión

La documentación en el ámbito de la violencia doméstica es una de las más exigentes en el trabajo social y también una de las más determinantes. Un ítem omitido en la evaluación de peligro, un plan de seguridad incompleto o una solicitud de orden de protección mal fundamentada puede tener consecuencias irreversibles.

Las plantillas de esta guía están diseñadas para ser prácticas: cópielas en su sistema de gestión de expedientes, adapte los términos a la normativa autonómica correspondiente y forme a su equipo en un uso sistemático. Herramientas de IA como AiDocx reducen el tiempo de elaboración de marcos documentales, liberando a los profesionales para el acompañamiento directo que ninguna tecnología puede sustituir.

Utilice la tecnología para trabajar con mayor agilidad. La capacidad de juicio, la empatía y el conocimiento jurídico son irremplazables.

Comience a automatizar su documentación con AiDocx →

---

Recursos: Teléfono 016 | WhatsApp 600 000 016 | Emergencias 112 | Sistema VIOGEN (Secretaría de Estado de Seguridad)