AI Tạo Báo Giá: Mẫu Miễn Phí + Tạo Quotation Chuyên Nghiệp Trong 5 Phút (2026)

Khách hàng tiềm năng hỏi báo giá. Bạn mở Excel, gõ thủ công các dòng mục, kiểm tra lại biên lợi nhuận, định dạng cho gọn, chuyển sang PDF rồi gửi email. Khi nhấn gửi, đã mất một tiếng — và đối thủ của bạn đã trả lời từ trước rồi.

Trong B2B bán hàng nhanh, nhà cung cấp đầu tiên gửi báo giá chuyên nghiệp thường thắng deal. Tuy nhiên hầu hết doanh nghiệp nhỏ vẫn tạo báo giá thủ công, mỗi báo giá tốn 30-60 phút.

Hợp đồng và bài thuyết trình cho nhà đầu tư không nên mất nhiều ngày. AiDocx đưa bạn từ bản nháp đến ký kết chỉ trong vài phút. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho báo giá: công việc bảng tính tốn một tiếng nay có thể hoàn thành trong 5 phút với AI.

Hướng dẫn này bao gồm 10 yếu tố cần thiết mọi báo giá phải có, hai mẫu sẵn sàng sử dụng và cách tạo báo giá chuyên nghiệp bằng AI trong năm 2026.

Báo Giá Kinh Doanh Là Gì Và Tại Sao Quan Trọng

Báo giá kinh doanh (hay còn gọi là quote, quotation) là tài liệu chính thức nêu các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp kèm giá và điều khoản. Nó là cam kết giá từ người bán đến người mua trong thời gian xác định.

Ấn tượng đầu tiên: Báo giá thường là tài liệu chính thức đầu tiên khách hàng nhận từ công ty bạn. Báo giá rõ ràng, chi tiết thể hiện sự chuyên nghiệp.

Minh bạch về giá: Báo giá tạo hồ sơ rõ ràng về những gì được đề xuất với giá nào, loại bỏ tranh chấp "tôi nghĩ là 5 triệu, không phải 8 triệu."

Tài liệu pháp lý: Tại nhiều khu vực pháp lý, báo giá được chấp nhận có thể có tính ràng buộc pháp lý. Theo Bộ luật Dân sự Việt Nam, hợp đồng có thể được tạo thành từ đề nghị và chấp thuận — một báo giá được ký có thể đóng vai trò đó.

10 Yếu Tố Thiết Yếu Của Báo Giá Chuyên Nghiệp

1. Số Báo Giá và Ngày Phát Hành

Gán số tham chiếu duy nhất (VD: BG-2026-0342) và ngày phát hành. Giúp theo dõi, tham chiếu và kiểm toán dễ dàng.

2. Thời Hạn Hiệu Lực

Xác định chính xác thời hạn giá có hiệu lực. Thông thường 15-30 ngày. Không có ngày hết hạn, khách hàng có thể chấp nhận báo giá 6 tháng sau khi chi phí đã tăng.

3. Thông Tin Nhà Cung Cấp

Bao gồm tên công ty đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế và tên người phụ trách.

4. Thông Tin Khách Hàng

Tên công ty, địa chỉ, người liên hệ và số tham chiếu liên quan.

5. Mô Tả Sản Phẩm/Dịch Vụ

Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ cần mô tả rõ ràng. "Dịch vụ tư vấn" quá mơ hồ. "Tư vấn chiến lược thương hiệu — phân tích cạnh tranh, khung định vị và hướng dẫn thông điệp" mới đủ rõ.

6. Số Lượng

Sản phẩm: ghi số lượng chính xác. Dịch vụ: xác định phạm vi — số giờ, ngày, đầu ra.

7. Đơn Giá

Liệt kê giá mỗi đơn vị, giờ hoặc đầu ra. Nếu có giá theo bậc, hiển thị rõ từng bậc.

8. Tổng Cộng và Phụ Tổng

Tính tổng từng dòng, phụ tổng trước thuế, chiết khấu và tổng cộng.

9. Thông Tin Thuế

Xác định mức thuế áp dụng (VAT 10%), số tiền thuế và giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT.

10. Điều Kiện Giao Hàng và Điều Kiện Đặc Biệt

Nêu thời hạn giao hàng dự kiến, phương thức vận chuyển (nếu có), điều kiện thanh toán và thông tin bảo hành.

Mẫu Báo Giá Miễn Phí (Có Thể Sao Chép Và Dùng Ngay)

Mẫu 1: Báo Giá Cung Ứng Hàng Hóa

BÁO GIÁ

Số BG: BG-______ Ngày: ______ Có hiệu lực đến: ______ (______ ngày kể từ ngày phát hành)

---

Bên Cung Cấp: Tên công ty: ______ Địa chỉ: ______ Điện thoại: ______ Email: ______ Mã số thuế: ______ Người phụ trách: ______

Bên Mua: Tên công ty: ______ Địa chỉ: ______ Điện thoại: ______ Email: ______ Người nhận: ______ Số tham chiếu/Yêu cầu báo giá: ______

---

Chủ đề: Báo giá cung cấp ______

Kính gửi ______,

Cảm ơn quý vị đã liên hệ. Chúng tôi trân trọng gửi báo giá sau để quý vị tham khảo:

STT	Mô tả sản phẩm	Thông số	ĐVT	SL	Đơn giá (chưa VAT)	Thành tiền
1	______	______	cái/kg/bộ	______	______đ	______đ
2	______	______	cái/kg/bộ	______	______đ	______đ
3	______	______	cái/kg/bộ	______	______đ	______đ

Tổng trước chiết khấu	______đ
Chiết khấu (______%)	-______đ
Tổng sau chiết khấu	______đ
VAT (10%)	______đ
Phí vận chuyển	______đ
TỔNG CỘNG	______đ

---

Điều Khoản và Điều Kiện:

1. Hiệu lực: Báo giá này có hiệu lực trong ______ ngày kể từ ngày phát hành.

2. Điều kiện thanh toán: ______ (VD: Đặt cọc 30% khi đặt hàng, 70% trước khi giao / Net 30 ngày từ ngày hóa đơn / Thanh toán khi nhận hàng)

3. Thời gian giao hàng: Khoảng ______ ngày làm việc kể từ khi xác nhận đơn hàng và nhận cọc.

4. Phương thức giao hàng: ______ (VD: Giao tận nơi / Tự lấy tại kho / Giao qua đơn vị vận chuyển)

5. Bảo hành: Tất cả sản phẩm bảo hành ______ tháng đối với lỗi sản xuất.

6. Đổi trả: Khách hàng cần báo cáo lỗi trong vòng ______ ngày làm việc kể từ khi nhận hàng. Hàng lỗi sẽ được đổi trả miễn phí.

---

Để chấp nhận báo giá này, vui lòng ký tên bên dưới hoặc xác nhận qua email đến ______.

Bên Mua xác nhận:

Họ tên: ______ | Chức vụ: ______ | Ngày: ______

Chữ ký: ______

Bên Cung Cấp:

Họ tên: ______ | Chức vụ: ______ | Ngày: ______

Chữ ký/Đóng dấu: ______

Mẫu 2: Báo Giá Dịch Vụ/Tư Vấn

BÁO GIÁ DỊCH VỤ

Số BG: BG-______ Ngày: ______ Có hiệu lực đến: ______ (______ ngày kể từ ngày phát hành)

---

Bên Cung Cấp Dịch Vụ: Tên công ty: ______ / MST: ______ / Người phụ trách: ______

Khách Hàng: Tên công ty: ______ / Người liên hệ: ______

---

Tổng Quan Dự Án: ______ (Mô tả ngắn về phạm vi và mục tiêu dự án)

Giai đoạn	Mô tả dịch vụ	Đầu ra	Thời gian	Chi phí
Giai đoạn 1	______	______	______ tuần	______đ
Giai đoạn 2	______	______	______ tuần	______đ
Giai đoạn 3	______	______	______ tuần	______đ

Dịch Vụ Bổ Sung (Tùy Chọn):

Dịch vụ	Mô tả	Chi phí
______	______	______đ
______	______	______đ/tháng

Phí dịch vụ (phụ tổng)	______đ
Chi phí phát sinh (ước tính)	______đ
Chiết khấu (______%)	-______đ
Phụ tổng	______đ
VAT (10%)	______đ
TỔNG ĐẦU TƯ DỰ ÁN	______đ

---

Lịch thanh toán:

• ______% khi ký / khởi động dự án: ______đ
• ______% khi hoàn thành Giai đoạn 2: ______đ
• ______% khi bàn giao cuối và nghiệm thu: ______đ

---

Bên Mua xác nhận:

Họ tên: ______ | Chức vụ: ______ | Ngày: ______

Chữ ký: ______

Cách Tạo Báo Giá Trong 5 Phút Với AI

Bước 1: Chọn Loại Tài Liệu

Chọn "Báo Giá." AI điều chỉnh cấu trúc mẫu, thuật ngữ và các trường bắt buộc dựa trên lựa chọn của bạn.

Bước 2: Nhập Thông Tin Chính

Cung cấp thông tin thiết yếu: thông tin công ty (lưu để dùng lại), tên khách hàng, các dòng mục với mô tả và đơn giá, điều kiện thanh toán. AI tự động tính phụ tổng, VAT và tổng cộng.

Bước 3: Xem Lại, Chỉnh Sửa và Gửi

AI tạo báo giá hoàn chỉnh trong vài giây. Xem lại, điều chỉnh, xuất PDF. Nếu khách hàng chấp nhận, chuyển thành hợp đồng và thu thập chữ ký điện tử trong cùng nền tảng.

Xem chi tiết AI Báo Giá Generator

5 Lỗi Báo Giá Thường Gặp

1. Không Có Thời Hạn Hiệu Lực

Không có ngày hết hạn, báo giá của bạn là cam kết giá vô thời hạn. Luôn ghi ngày hết hạn cụ thể.

2. Thông Tin Thuế Không Rõ Ràng

"Giá chịu các loại thuế hiện hành" không có ích gì. Ghi rõ: giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT 10%?

3. Mô Tả Sản Phẩm/Dịch Vụ Mơ Hồ

"Phát triển website — 15 triệu" là mầm mống tranh chấp. Có bao gồm hosting không? Bao nhiêu trang? Bao nhiêu lần chỉnh sửa?

4. Không Có Điều Kiện Thanh Toán

Xác định trước: Net 30? Đặt cọc 30%? Thanh toán khi nhận? Bao gồm phạt chậm thanh toán.

5. Bỏ Quên Điều Kiện Giao Hàng

Ghi rõ ai chịu phí vận chuyển, Incoterm nào áp dụng và thời gian giao hàng dự kiến.

FAQ

Báo giá và dự toán khác nhau như thế nào?

Báo giá là cam kết giá cố định — sau khi khách hàng chấp nhận trong thời hạn hiệu lực, nhà cung cấp thường bị ràng buộc với giá đó. Dự toán là tính toán gần đúng có thể thay đổi khi phạm vi rõ hơn.

Báo giá có hiệu lực pháp lý không?

Có. Tại Việt Nam, theo Bộ luật Dân sự, một đề nghị giao kết hợp đồng có thể tạo thành hợp đồng khi được chấp nhận. Báo giá có chữ ký của cả hai bên có thể đóng vai trò đó. Đây là lý do độ chính xác trong báo giá rất quan trọng.

Tôi xử lý việc chỉnh sửa báo giá như thế nào?

Khi khách hàng yêu cầu thay đổi, tạo báo giá mới với số sửa đổi (VD: BG-2026-0342-R1) thay vì chỉnh sửa bản gốc. Điều này tạo hồ sơ rõ ràng.

Kết Luận

Báo giá chuyên nghiệp không chỉ liệt kê giá — nó xây dựng niềm tin, đặt kỳ vọng rõ ràng và bảo vệ cả hai bên.

Thử AI Báo Giá Generator của AiDocX và đi từ yêu cầu báo giá đến báo giá chuyên nghiệp trong vài phút — sau đó chuyển báo giá được chấp nhận thành hợp đồng ký kết, tất cả trong một nền tảng.